Hepimizin bir ''Yapılacak İşler'' listesi vardır. Bu listeleri, bazı kişiler kafasında tutmaya çalışır, bazıları excel'de tutmayı tercih eder, bazıları da bu işler için tasarlanmış özel uygulamalara başvurur. Ancak her şeyin giderek hızlandığı iş dünyasında, bir de üzerine evden çalışma eklenince, ''evde yapılacak işler'', ''iş ile ilgili yapılacaklar'', ''birbirini izleyen online toplantılar'' derken, çok sayıda profesyonel zaman yönetimi, zenli olma ve işlerini organize etme konusunda isyan etmeye başladı. Bana bu konuda en fazla gelen sorular; ''Zamanımı nasıl yöneteceğim? Yapılacak işler listem giderek uzuyor ve bir türlü organize olamıyorum. Diğer kişilere verdiğim sözleri tutamadığım için sürekli mahçup duruma düşmekten bıktım!!! Ne yapacağım?'' Eğer siz de ''yapılacak işler'' listenizi organize etmekte güçlük çekiyorsanız, aşağıda bir yöneticiyle yaptığım yazışmayı mutlaka okuyun. 

Sevgili Bahar Hanım,

Sizinle yaptığımız çalışmalardaki tavsiyelerinize uyuyorum ve bir yerde tüm yapılacak işlerimin ve görevlerimin bir envanterini yani ''Yapılacak İşler'' listesini tutuyorum. Şu anda sorunum, bunları nasıl organize edeceğim. Listemde her şeyi görebildiğim için şimdi kendimi biraz daha iyi hissediyorum, ama yine de kendimi organize olmuş hissetmiyorum. Bazen sabahlar listeyi açıp, uzun uzun inceliyorum, listede yeni düzenlemeler yapıyorum, sonra tüm bu işleri yapmanın çok zaman alıcı ve yorucu olduğunu düşünüp, derin bir iç çekişle listeyi kapatıyorum. Tüm bunları düzenlemenin en iyi yolu nedir? Tavsiyelerinizi duymayı çok isterim.

İmza,

İşlerin Arasında Kaybolan

 

Sevgili İşlerin Arasında Kaybolan,

Öncelikle ilerlemeniz için tebrikler. Herkes sizin yaptığınız şeyi yapsa, çok daha fazla netlik ve çok daha az stres yaşar. ''Yapılacak İşler'' envanterini çıkardıktan sonraki adımı atmanızın zamanı geldi.

Birlikte çalıştığım birçok insan, yapacakları işleri yazmanın zihinlerini rahatlattığını söylüyor. Buna rağmen zamanla streslerinin bir kısmı geri dönüyor. Neden mi? Çünkü bu öğeleri akıllarından çıkarıp, onları büyük ve uzun listelere dönüştürüyorlar. Sonra da listelerine her baktıklarında kendilerini aynen sizin olduğunuz gibi bunalmış hissediyorlar. Ancak streslerinin kaynağı, listelerin boyutu değil. Yapılacak işlerin doğası ve organize edilme biçimleri. Eğer aşağıda paylaşacağım 2 ipucunu izlerseniz, kendinizi daha organize hissedeceksiniz, daha az erteleyeceksiniz ve çok fazla zaman kazanacaksınız.

 

yapılacak-isler-listesi-arasinda-kaybolmakBirincisi yapacaklarınızı netleştirin. Pek çok insan belirsiz bir şeyleri organize etmeye çalışıyor. Bu yapılamaz! Mesela masanızda bir yığın belge varsa ve ben size "Lütfen bunları hızlı bir şekilde düzenler misiniz" desem, muhtemelen siz de bana "Tamam. ama öncelikle her bir dokümana bakmam lazım." dersiniz. Kesinlikle doğru! İnsanlar, organize etmeye çalıştıkları şeyler henüz belirsiz ve net olmayan bir formda iken "organize olmaya" çalışırlar. Oysa bir karmaşaya önceliklendirme yapamazsınız.

Çoğu kişinin listesine bakarsanız, "Ampul", "Annemin doğum günü", "Market", "Emre", ''Online etkinlik'' gibi şeyler yazar. Zaman ayırmanız ve dikkat etmeniz gereken bir şeyi belirlemiş olmak harika, ancak anlamı belirsizse, listeye baktığınızda zihniniz karışacaktır. Yapabileceklerinizi değil, ne yapacağınızı belirlemelisiniz. "Online etkinlik" yazmak ile "Pazarlama ekibini 2021 planlaması için beyin fırtınası toplantısına davet et" yazmak arasındaki fark budur. Şunu unutmayın: Yapılacaklar listenizdeki şeyler ya sizi kendine çeker ya da sizi iter; burada tarafsız bir bölge yoktur. Ya bir şeye bakarsınız ve "Harika! Bunu ne zaman yapıldı diye işaretleyebilirim? " diye br istek duyarsınız veya "Ayy! Bunu düşünmek bile istemiyorum, o kadar çok yapılacak şey var ki, bunların hepsini tamamlamak ve işi bitirmek çok zor. " dersiniz.

Çözüm, bir şeye yalnızca bir kez karar vermektir. Bunun anlamı, listenize bir eylem öğesi koyduğunuzda, bir sonraki eylemin (İşleri ilerletmek için yapmanız gereken hemen bir sonraki fiziksel, görünür faaliyeti) ne olduğunu açıkça tanımlayın. Yapılacak İşler listeniz bir ana konuyu başlık halinde belirtmemeli, yalnızca bir sonraki eylemlerinizden oluşmalıdır. Böylece bu eylemlerden birini yapmaya karar verdiğinizde, yapılacak doğru şey olduğundan emin olabilirsiniz. Listenizdeki maddelerin şu gibi fiillerle bittiğinden emin olun: Ara, Oku, Taslak Çıkar, E-posta yolla, Yaz, İndir ve bunun gibi emir kipleri...

İkinci olarak görevlerinizi organize edin ki analiz yapmayı sonlandırıp, yapmaya başlayabilin. İnsanların genellikle yapılacak işleri ve görevleri organize etme şekli ya tek büyük bir liste halinde ya da konuya göredir. İlk yaklaşımla ilgili sorun, bunun sonunda çok büyük listelerle sonuçlanmasıdır. Tahmin ederim ki yapılacak sadece 25 kalem işiniz yoktur. Eğer bu kadarsa, o zaman tek bir liste işe yarar. Ama ben, kişisel ve profesyonel yaşamınızda herhangi bir anda yapılacak 100 ila 150 işiniz olduğunu tahmin ediyorum, belki de daha fazlasıdır. Dolayısıyla işleri halletme zamanı geldiğinde, hangi görevi yapacağınızı anlamak için büyük bir listeyi gözden geçirirken daha fazla zaman harcarsınız

Yönetici Koçluğu Hizmetleri Broşürü

HEMEN İNDİRİN

Listelerimizi bölümlere ayırırsak, bu kez onları konuya veya projeye göre gruplandırma eğiliminde oluruz. Bu yaklaşımlarla ilgili potansiyel sorun da, hazırladığımız listeler her ne kadar konuya göre olsa da, meselelerin üzerine genellikle o sıradaki bağlama ve kaynaklara bağlı olarak eğiliriz. Bir örnek vereyim: Diyelim ki birazdan uçağa binecekseniz ve o sırada bekleme bölümünde makul olarak yapabileceğiniz tek iş, birkaç telefon görüşmesi yapmak. Bu görüşmeyi o andaki koşullar altında yapacağınızı göz önünde bulundurarak, hangi aramaları yapabileceğinizi görebilmek için, ''Yapılacak İşler'' listenizdeki tüm farklı konu veya projelerinizi gözden geçirmeniz gerekir. Bu da elinizdeki zamanı iyi kullanamamanıza sebep olacaktır. Öncelikleriniz ne olursa olsun, belirli bir anda, o sıradaki bağlamınız ve kaynaklarınız neyse ona göre hareket edersiniz. Bu nedenle, organize olmanın en iyi yollarından biri, yapılacak işlerinizi bağlama, yere, kaynaklara göre düzenlemektir.

Buradaki ilke şudur: Yapılacak işleri, bunları yapabileceğiniz zaman kolaylıkla görebileceğiniz bir hale getirin. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

yapilacak-işler-listesini-organize-etmekYapılacak işleri tamamlamak için, bunları bulunacağınız yerlere, sahip olduğunuz kaynaklara ve bağlantı kuracağınız kişilere göre başlıklarla düzenleyin. Örneğin, yapmanız gereken telefon aramalarının bir listesini çıkarabilirsiniz. Bu şekilde, havaalanındaki bekleme bölümüne geçtiğiniz an, bu listeye göz atabilirsiniz. Yani sahip olduğunuz o zaman aralığında neler yapabileceğinizi bilirsiniz. Mesela kişisel olarak benim bu yapıya uyan listelerimden bazıları @ Evde, @Arayacaklarım, @eczane, @Cem (oğlum), @Aykan (Ortağım) @Market, Dışarıdaki işler, Ivır zıvır işler, tamir işleri, blog düzenlemeleri. (Ben bu konumdayken veya o kişiyle birlikteyken" notunu tutarken  @ simgesini kullanmayı seviyorum.)

 

Bu yaklaşım, zamanınız ve kaynaklarınız olduğunda ve doğru kişilerin mevcut olduğu durumlarda doğru işleri yapmanızı sağlar. Bu şekilde, o belirli görevle ilgili ne yapmanız veya iş arkadaşınızla ne hakkında konuşmanız gerektiğini hatırlamaya çalışmakla zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız. Bunun yerine, örneğin patronunuzla haftalık görüşmenizde, ''@Patron listesini açabilir ve onunla konuşmak istediğiniz tüm konuları ele alabilirsiniz. Bağlama göre organize etmek, başlangıçta bana çok mantıklı gelmemişti, ancak bunu ilk olarak "iki ayağımın bir pabucun içinde" olduğu bir anda  denediğimde, konuya çok iyi odaklanabildim ve daha az bir çabayla çok daha fazla şey üretmiş oldum. Artık projeye veya konuya göre listeler yaparak veya tek bir büyük liste yaparak ''yapılacak işleri'' organize etmeye asla geri dönmeyeceğime tamamen ikna olmuş vaziyetteyim.

''Yapılacak İşleri'' bağlama, kişiye veya kaynağa göre organize ettiğinizde, odak noktanız işleri sıralamak ve elemek değil, yapabileceğiniz, gerçekleştirebileceğiniz aksiyonlar oluyor. Sonuçta işleri halletmenin asıl amacı da bu değil mi?

Size ''Yapılacak İşler'' listenizde kolaylıklar diliyorum.

Sevgiler

Bahar Şen

 

İlginizi Çekebilecek Diğer Bloglar:

 

Yönetici Koçluğu

Koçluğun Faydaları Nelerdir?

Bahar Sen, Kurucu Ortak Bahar Sen, Kurucu Ortak

İş Stratejisti, Kıdemli Danışman, Eğitmen. İş Deneyimi +25 Yıl. Şirketlerin daha iyi büyümesine odaklanarak onların en önemli bacağı olan insan, süreç, teknoloji ve yönetişim konularında eğitim,koçluk ve danışmanlık hizmeti vermektedir. Büyük kurumsal organizasyonlarda ve farklı endüstrilerde süreçlerin yeniden ele alınması ve sistem tasarlanması konusunda uluslararası deneyimi ve uzmanlığı bulunmaktadır. Tamamladığı Projeler: Üretim Sektörü: 623, Hizmet Sektörü: 255, Gıda Sektörü: 103, İnşaat Sektörü: 47