Sevgili Aykan,

Geçtiğimiz günlerde katıldığım Webinar'ınızda son 20 yıldır uzaktan çalıştığını aynı zamanda da uzaktan yöneticilik yaptığını öğrendim. Bu yüzden bu çalışma modelinin püf noktalarını senden duymak isterim. Bizde geçtiğimiz ay şirket kararıyla bütün ofis personelimiz ile birlikte evden çalışmaya başladık. Ben şirkette ufak bir takımın yöneticisiyim. Şu hassas süreçte uzaktan çalışırken hem takım üyelerinin motivasyonunu yüksek tutmak, hem de onları hesap verebilir tutmak istiyorum, bunu yapabilmenin en etkili yolu nedir?

Bu arada takımımız yüz yüze çalışmaya alışkın; şimdiye kadar ki başarımız da büyük oranda buna bağlıydı. Onlara uzaktan nasıl liderlik edebileceğime dair bir önerin var mı? Özellikle de her şeyin bu kadar belirsiz ve stresli olduğu böyle bir zamanda?

İmza,
Uzaktan Yönetmeye Alışmaya Çalışan Yönetici

Merhaba

Bu yerinde soru için teşekkür ederim. Bu soru sadece sizin değil şu günlerde uzaktan yöneticiliğe geçmiş hemen hemen her liderin merak ettiği bir soru. Bu yüzden cevaplarımın size ve uzaktan yönetime geçmiş tüm liderlere fayda sağlamasını umuyorum.

Öncelikle şunu belirtmek isterim ki sadece kendi liderlik gelişim yolculuğunuzda ihtiyacınız olan yeni yetkinlikleri değil, bu durumun takımınızın üzerindeki etkilerini de düşünmeniz şapka çıkartılacak bir yaklaşım. Son aylarda yaşananlara bakarsak, bütün çalışanlar COVID-19'un yarattığı ekonomik belirsizlikten dolayı tedirgin. COVID-19 gibi muazzam krizlerin en güzel tarafı, insanların gerçek yüzünü ortaya çıkarması ve bu noktada sizin yöneticilik becerileriniz dikkat çekiyor.

Uzaktan çalışan bir takımı daha iyi yönetmenizi sağlayabilecek, hemen uygulanabilir bazı ipuçları vereceğim. Bu ipuçları, takımınızın sağlığını, mutluluğunu ve üretkenliğini önemli ölçüde etkileyebilir. Bunun öncesinde yeni yaptığımız bir araştırmanın sonuçlarını da paylaşacağım.

COVID-19’un iş yerindeki etkilerine dair son araştırmaların verileri ilginç. İşte bazı önemli noktalar

• Pek çok şirket, çalışanlarının sağlığı ve güvenliği için hızla eyleme geçti.
• Çalışanların 1/5’i takım üyelerinin işbirliği alışkanlıklarının uzaktan çalışabilecek kadar gelişmemiş olduğunu düşünüyor.
• Çalışanlar, yöneticilerin 1/5’inin uzaktan çalışan takımları yönetmek konusunda ya çok hazırlıksız ya da hazırlıksız olduğunu düşünüyor.

Daha önce yaptığımız bir araştırma, uzaktan çalışan takımları yönetmekle ilgili zorlukların karantina dönemine has olmadığını gösteriyor. Mesafe genellikle ilişkilerdeki zorlukları büyütüyor. Araştırmamız da bunu gösterdi. Özellikle evden çalışan kişiler, işle ilgili sorunlarla baş etmekte iyice zorlanıyor. Uzaktan çalışan kişilerin %84’ü, bir sorun olduğunda bununla ilgili bir adım atmadan birkaç gün oyalanıyor, %47’si ise birkaç hafta oyalanabildiğini söylüyor. Uzaktan çalışan elemanlar, ayrıca, üretkenlik, maliyet, teslim tarihi, moral, stres ve personel devir hızı gibi konularda ofiste çalışan meslektaşlarından daha dezavantajlı durumda olduklarını düşünüyor.

Tahmin edebileceğiniz gibi burada anahtar, ''iletişim becerileri''. Herhangi bir takımın sağlığı ve başarısı, insanların bir şey gördüklerinde veya bir kaygıları olduğunda bunu ne kadar hızlı dile getirebildiklerine bağlı. Dürüst ve etkin diyalog sağlayabilen takımlar ‘’duyguları ve politikaları  dışarıda bırakabildikleri sürece’’ morallerini ve takım bilincini yüksek tutuyor.

Yöneticilerin burada özellikle önemli bir rolleri olduğu konusunda haklısınız. Yöneticiler güçlü iletişim becerileri gösterdiğinde ve gerçekten şeffaf ve yerinde davrandığında, takımın geri kalanı da aynı şekilde davranıyor. Yöneticiler çalışanları şüphe içinde bırakmaktan ne kadar kaçınırsa o kadar iyi. Bir yöneticinin, takımının diyalog kurma ve iş birliğine dayanan sağlıklı bir kültür yaratma becerisi üzerindeki etkisini hafife almamak gerekir, özellikle de mesafe ve teknoloji aniden denklemin bir parçası haline geldiğinde.

İşte size uzaktan çalışan bir takımın yöneticisi olarak hemen deneyebileceğiniz bazı öneriler. Bunlardan bazılarının sizden bir hayli fedakârlık istediğinin farkındayım, ancak buna kesinlikle değecek.

SANAL BİR TAKIMI YÖNETMEK İÇİN 7 BECERİ

1. SIK VE TUTARLI ŞEKİLDE GİDİŞATI YOKLAYIN: Anket katılımcılarının yaklaşık yarısı (%46), en başarılı yöneticilerin, uzaktan çalışan elemanlarının sık sık ve düzenli olarak gidişatlarını yokladığını söyledi. Bu yoklamaların sıklığı “her gün” ile “haftada iki” arasında değişiyordu, fakat daima tutarlıydı ve de genellikle “gayri resmi bir görüşme” ya da önceden planlanmış teke tek bir görüşme şeklindeydi

2. YÜZ YÜZE VEYA KULAKTAN KULAĞA İLETİŞİM KURUN: Uzaktan çalışan elemanlarınızla arada bir yüz yüze bir araya gelmekte ısrarcı olun. Gerçekten yüz yüze buluşmak olanaksızsa, en azından video konferans teknolojisini kullanın ya da iş arkadaşlarının arada bir birbirlerinin yüzünü görmesini ya da sesini duymasını sağlayın.

3.ÜSTÜN İLETİŞİM BECERİLERİNE SAHİP OLUN: Uzak takımlarla çalışırken genel iletişim becerilerinin mükemmel olmasının önemini ne kadar vurgulasak az. İyi bir dinleyici olun, güven ve saygı uyandırın, iş yükü ve ilerlemeler konusunda bilgi alırken mikro yöneticilik yapmaktan kaçının, az iletişim kurmaktansa fazla iletişim kurmayı tercih edin. Zaman zaman telefonla konuşmak da yeterli olabilir, fakat ardından eposta ile ayrıntıları göndererek herkesin sizi anladığından emin olun.

4.BEKLENTİLERi AÇIK VE NET HALE GETİRİN :Uzaktan çalışan takımlara yöneticilik yaparken, beklentileriniz konusunda çok açık olun. Bu, özellikle de işle ilgili “kurallar”ın aniden değiştiği şu zamanda önemli. İnsanları projeler, roller, teslim tarihleri vb. konusunda tereddütte bırakmayın.

5.DAİMA MÜSAİT OLUN: Günün her saatinde hızla yanıt verin. Uzaktan çalışan elemanlar için “açık kapı politikası” uygulamak için elinizden geleni yapın, farklı zaman dilimleri için çeşitli teknolojiler (anlık mesaj, Slack, Skype, e-posta, telefon, SMS, vb.) ile hep müsait olun. Uzaktan çalışan elemanlar, acil sorunlar olduğunda sizin hızla yanıt vereceğinize güvenebilmeli.

6.TEKNOLOJİ KULLANIMINDA UZMANLAŞIN: Uzaktan çalışan elemanlarınıza bağlanmak için çeşitli iletişim yöntemleri kullanmaya çalışın. Yalnız telefona ve epostaya bel bağlamayıp, video konferans teknolojilerine ve Skype, Slack, Zoom, GoToMeeting gibi hizmetlere alışın. Bundan böyle yeni gerçekliğiniz bu olacakmışçasına, bu teknolojiler ile toplantı düzenleyip yürütmekte ustalaşın.     

7.İLİŞKİLERİ ÖNCELİKLENDİRİN: Takım ruhu ve dostluk her takım için önemlidir; bu, uzaktan çalışan takımlar için de geçerlidir. Uzaktan çalışan elemanlarınızla kişisel bağ kurmak için elinizden geleni yapmanızı tavsiye ederim. Onları kolaçan ettiğiniz zamanlarda hallerini, ailelerini, hobilerini sorun. Takım toplantılarında da havadan sudan konuşmaya zaman ayırarak tüm takımın kişisel bağ kurabilmesine ve ilişkilerini güçlendirebilmesine fırsat tanıyın.  Bu yeni “normali” yönetmekte başarılar, bu konu hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz sorularınızı aşağıdaki yorumlar bölümüne yazabilirsiniz.

Aykan