Performans Değerlendirmelerinin Yardıma İhtiyacı Var:

Yakın bir zamanda Adobe tarafından, geniş bir çalışan kitlesiyle yapılan anket, katılımcıların %88’inin bir performans değerlendirme sürecine dahil olduğunu gösterdi. Yani kurumsal hayattaki neredeyse herkes, şu ya da bu şekilde bir performans değerlendirme sürecinin içerisinde. Aynı araştırma, bu programlara dahil olan yöneticilerin, performans değerlendirmelerine hazırlanmak için her bir çalışan başına ortalama 17 saat harcadığını, öte yanda %59’unun, performans değerlendirmelerinin “iş yapış şekillerini etkilemediğini” düşündüğünü ve bu süreci bir ''İnsan Kaynakları Angaryası” olarak nitelendirdiğini de ortaya koydu . Tüm bunlar bir araya getirilip değerlendirildiğinde, performans değerlendirme sistemlerinin üzerinde gerçekten de koyu bir gölge var gibi görünüyor.

İnsan Kaynakları Yönetimi Birliği  (The Society for Human Resources Management -SHRM)'ın bu konudaki raporu da, çalışanların %95’inin, şirketlerinin performans değerlendirme sürecinden hoşnutsuz olduğunu söylüyor. Rapora göre, çalışanların %90’ı, performans değerlendirme sürecinin, doğru bilgileri ortaya çıkardığına inanmıyor. Bu gibi araştırmalardaki istatistikler, Adobe, GE ve The Gap gibi firmaların geleneksel performans değerlendirme sistemlerini neden ciddi biçimde gözden geçirdiğini ya da tamamen uygulamadan kaldırdığını da açıklıyor sanırım.

Bu ürkütücü istatistikler, elbette performans değerlendirme programlarının tamamen ortadan kaldırılmasını gerektirmiyor.  Çalışanlar hala işlerinde başarılı olup olmadıklarını öğrenmek, bu konuda anlamlı geri bildirimler almak istiyorlar. Harvard İşletme Fakültesindeki Liderlik Dersi öğretmenlerinden  Bill George şöyle diyor: “Liderliğin çıkış noktası öz farkındalıktır.” Gerçekten birçok diğer araştırmacı da, liderin başarısında, öz farkındalığın ''işletme yönetimi eğitimi''nden çok daha önemli olabileceği yorumunu yapıyorlar. Öz farkındalığı olan kişiler öğrenebiliyor ve kendilerini geliştirebiliyorlar.  Kişinin açık fikirli değilse, gelişimin ve büyümenin önü tıkanıyor. Benim  iş hayatında yaşadığım deneyimler de performansa dair şu 2 ilkeyi doğruluyor: 1- Çalışanlar anlamlı geri bildirim isterler ve (2) Diğer insanların sizin performansınıza dair bakış açısını anlamak, liderlik potansiyeliniz, kişisel gelişiminiz ve iyi yöneticilik uygulamalarınız açısından hayati önem taşır.

Performans Değerlendirme Sürecinizi Hızla İyileştirmenin Yolları:

Yukarıda saydığım nedenlerle, biz Success Programme'da bir şirketin mevcut performans değerlendirme sürecinin etkisini artırmak ve onu desteklemek amacıyla, yaptığımız çalışmalarda, mutlaka bir performans değerlendirme aracı kullanıyoruz. Bu aracı, mevcut süreçleri sekteye uğratmadan, eyleme geçilebilir veriler sunan, ilave çözümler olarak görüyoruz. Bu konuda kullandığımız çözüm, her seviyedeki çalışanların performans yeterliliklerini ölçen, çok değerlendiricili bir (360 Derece) anketi. Bu anket, kişinin performans ve potansiyeli hakkında bilgi vermek üzere tasarlanmış ve çalışanın gelecekteki başarı olasılığını da (yani potansiyelini de) ölçen maddeler içeriyor. 

Yeni organizasyonlarda sık sık geçici proje takımlarının kurulduğunu görüyoruz. Bu takımlar genelde kendi içlerinde yönetiliyor ve  normalde organizasyon şemasında ya da performans değerlendirme sürecinde bağlantılı olmadıkları kişilerle de yakın olarak çalışıyorlar. Kullandığımız performans değerlendirme aracı, bir proje biter bitmez takım üyelerinden geri bildirim topluyor, böylece zaman geçip, hafızalar bulanıklaşmadan, kişilere gelişim önerilerinde bulunulabiliyor. Tekrar söylemem gerekirse, bu araç, bir kurumun mevcut performans değerlendirme yöntemlerinin yerine geçmek üzere tasarlanmış bir araç değil. Buradaki amaç, çalışanları yönetme konusunda liderlere yardımcı olacak temiz ve anlamlı bilgiler toplayan, kullanımı kolay çözümler sunmak.

Bu Çözümler Neden İşe Yarıyor?

Standart bir performans değerlendirme süreci, bir çalışan ve yöneticisinin 2 önemli şeyi anlamasını sağlamak üzere tasarlanmıştır:

(1) Çalışan, kurumun amaçlarıyla, kültürüyle ve stratejisiyle ne kadar uyumlu? (Uygunluk);

(2) Bireyin kişisel çabaları, takım ve kurum başarısına ne kadar katkı sağlıyor? (Başarı).

Kullandığımız anket, uygunluk ve başarıya dair bu 2 soruyu yanıtlamaya yardımcı olmasının yanı sıra, kişinin gelecek potansiyelini de ölçecek şekilde tasarlanmış durumda.

Bazı araştırmalar, çalışanlarınızın potansiyelini anlamanın, hali hazırda iyi performans gösteren çalışanları tespit etmekten daha önemli olabileceğini gösteriyor. Bu nedenle de her 2 veriye dair göstergenin sunulması tercih edilen bir durum.

Tipik performans değerlendirme programları, işe dair ölçümlerden (mesela satış hedeflerinin gerçekleştirilmesi), o kişinin güçlü ve zayıf yanlarına dair derin analizlere kadar çok çeşitli farklı süreçlere dayanır. En yaygın performans yönetimi yöntemlerinden bazılarını sayacak olursam:

• Yöneticinin kişiyi değerlendirmesi ve raporlaması;
• Derecelendirme sistemleri; (Herkese bir derece verilmesi)
• Davranışsal temelli değerlendirmeler;
• Önemli olay yöntemi; (Bir olay olduğunda, katılımcılardan ''Performans nasıl iyileştirilebilirdi'' konusunda fikir alınması)
• Sürekli geri bildirim ve koçluk sistemleri;
• Göreve dair sorumlulukların değerlendirilmesi;
• Öz değerlendirme.

Yaygın olarak kullanılan bu yöntemlere ek olarak, kurumlar bazen kendi özel ihtiyaçlarına uygun programlar düzenlemek ve geliştirmek de isteyebiliyorlar. Bu ihtiyaç doğrultusunda dünya çapında kullanılan daha pek çok performans değerlendirme programı var. Eldeki bu çok sayıdaki seçeneğin arasından, çalışanlar genelde, çok değerlendiricili program dendiğinde ilk akla gelen 360 derece geri bildirim anketini tercih ediyorlar. Standart ''Çok Değerlendiricili Geri Bildirim Programları'', söz konusu kişinin (yani katılımcının) çevresindeki çeşitli kişilerden geri bildirim ve bilgi talep eder. Geri bildirim, kişinin amirinden, çalışma arkadaşlarından, astlarından veya başka kategorilerden istenebilir. Bazı profesyoneller, çok fazla kişiden girdi alınması gerektiği, uygulanması ve izlenmesini zor buldukları için, çok değerlendiricili performans sürecinden kaçınır.

Bu avantajlar arasında; 360 derece anketi birden fazla değerlendirici tarafından yanıtlandığından ve elde edilen sonuçlar yalnızca 1-2 kişinin gözlemlerine dayanmadığından, süreç hukuki açıdan  daha sağlıklı olması da var. Öte yanda, çalışanlar da geri bildirimin 1-2 kişiye bağlı olmadığını bilmekten hoşnut oluyorlar. Değerlendirme, çalışma arkadaşlarından, çalışanın yararını gözeten kişilere kadar çeşitli kaynaklardan alınabiliyor. Çok değerlendiricili sistemlerin doğası gereği, değerlendirme ölçütleri her kişi için sabit. Ek olarak, bu araç, önyargılara mahal veren kişisel değerlendirmelerden çok, iyi tanımlanmış yeterliklere odaklanır. Harici değerlendirici grupları da  sürece katılmaya davet edildiğinde, programın erişim alanı potansiyel müşterilere, bayilere vs. doğru genişletilebilir.

Sonuç olarak, kullanıcılara sağlam bir analiz aracı sunulmuş olur. Bu sayede insan kaynakları yöneticileri ve analistler, verileri inceleyebilir ve işlerin yolunda gitmediği gizli kalmış alanları keşfedebilirler. Az önce belirttiğim gibi anketlerimiz yalnız performansı değil, kişinin potansiyelini de değerlendirecek şekilde tasarlanmıştır. Analiz aracı 9 seviyede değerlendirme yapmak için kullanılabilir. 9 kutucuk yöntemi, insan kaynakları uzmanlarının ve terfi planlamasıyla uğraşanların veriyi görselleştirebilmesini sağlayarak, iyi performans gösteren çalışanları hızla belirlemelerini ve izlemelerini kolaylaştırır.

Bir proje tamamlandıktan sonra takımların bir değerlendirme  oturumu yapması olağandır, fakat bu oturumlar genellikle yorumlanacak somut verilerden yoksundur. Dahası yüz yüze değerlendirme oturumları, önemli eğilimleri gösterecek ya da öngörü analizleri yapacak veriler ortaya çıkarmaz. Bizim önerdiğimiz çözüm, bir proje tamamlandıktan kısa süre sonra hızlı (Tercihen mobil cihazlardan yanıtlanabilen.) bir değerlendirme anketi uygulanmasıdır. 

Sonuç:

Personel değerlendirmesi yapan profesyoneller için bu çözüm, karar almak, eğitim gelişim programlarını ihtiyaca göre düzenlemek veya terfi planlaması yapmak için eyleme geçilebilir verileri toplamanın kolay bir yoludur. Bu araçlar, mevcut program ve sistemleri sekteye uğratmaksızın süreci düzenlemeye ve otomatize etmeye de yardımcı olur. Çalışanlar, kendilerini geliştirmek ister ve bunun için de kendilerine yol gösterecek geri bildirime ihtiyaç duyar. Çalışanlarınızın potansiyelini ortaya çıkarmanın anahtarı, yöneticilere ve çalışanlara güçlü yönleri geliştirmede ve performans gediklerini kapatmada yol gösteren anlamlı verileri sunmaktır.

Bazı uzmanlar performans değerlendirme sürecinin ölmüş olduğunu sevinçle ilan etse de gerçekte, modern, veri odaklı bir işyerinde çalışıyorsanız ve veriden anlayan çalışanlarla muhatap oluyorsanız, performans değerlendirmesi hiç de ölmüş değildir, hatta çok değerli bir veri kaynağı ve yönetim aracıdır. Ancak, performans değerlendirme sürecinin hem birey hem de kurum açısından daha iyi hale getiren teknoloji, sistemler ve veri toplama yöntemleri ile yeniden tasarlanması ve güçlendirilmesi en kritik noktalardır.

Şirketinizde kullandığınız performans değerlendirme yöntemlerinin size göre güçlü ve zayıf yanları neler? Görüşlerinizi bizimle paylaşın lütfen.

İlginizi Çekebilecek Diğer Kaynaklar:

Uzlaşılamayan Performans Görüşmeleri

Zor Performans Geri Bildirimleri Vermek

360 Derece Performans Değerlendirme Sonuçlarınızı Kıyaslayabileceğiniz 7 Nokta

360 Anketindeki Değerlendirme Farkları Nasıl Yorumlanmalı?