Hepiniz şu tavsiyeyi duymuşsunuzdur: “Sadece günlük işleri yapma, büyük resimdeki işlere odaklanmak için de zaman ayırmayı unutma.” Bu tavsiye bazen şöyle söylenir: “Yaratıcı olmak ve yüksek değerli projeler üzerinde çalışmak için zamanının bir kısmını bloke et, bunun için kendine bölünmeyeceğin bir zaman ayarla.”
“Gelen Mailler'' kutusundaki tüm maillerin okunmuş olmasına, aşırı değer verilen bir dünyada, ''Yaratmak, Planlamak, Stratejik Düşünmek veya Değer Önermesine Odaklanmak'' için bir lider nasıl zaman bulabilir? Bunun cevabı, rutin işleri yapmak için kullandığımız beyin gücünü ve çabasını en aza indirmek için, kontrol listelerini kullanmak olabilir. Dr. Atul Gawande, Kontrol Listesi Manifestosu adlı kitabında, bu kavramı savunuyor. Genç ve yetenekli yöneticiyle yaptığım koçluk görüşmelerinden sonra ben de bu teoriye inanıyorum. Bu yöneticinin adına Gökhan diyelim. Gökhan, birkaç önemli bölgedeki perakende satışlarını yönetiyor ve şirketin buralardan elde ettiği kayda değer bir gelirden sorumlu.
Gökhan ile hem profesyonel hem de kişisel olarak ''kişisel Değer Önermesi''ni inceliyorduk. Bir liderin ''Değer Önermesi''ni bulmak bir koçluk uygulamasıdır. Bu koçluk uygulamasını tasarlamamızın sebebi, liderlerlerin onları oyalayacak görevlere veya daha düşük ROI'ı olan işlere odaklanmaları yerine, şirkete en fazla değer yaratacakları alanlara odaklanmalarına yardımcı olmaktı. Bu görüşmenin sonunda Gökhan, sadece iş tanımının büyük kısmını oluşturan idari ve operasyonel görevlere odaklanmak yerine, ekibini ve astlarını geliştirmenin ve eğitmenin şirketine çok daha fazla değer yaratacağına ikna oldu.
Birkaç hafta yaptığımız koçluk seanslarında, operasyonel işleri yeterli seviyede devam ettirirken, öte yanda diğer kişileri geliştirmeye yönelik hedefine de nasıl daha fazla zaman ayırabileceğinin yollarını inceledik. Çabalarımız işe yaramıyor gibiydi. Gökhan bir gün sevinçle gelerek, eksik şeyin ne olduğunu bulduğunu söyledi; sorumlu olduğu çeşitli operasyonel görevler için bir kontrol listesi oluşturmuştu. Disiplinli bir şekilde, bu kontrol listesindekilere bağlı kalacaktı. Yaklaşımı şuydu; önce günlük ve temel maddeleri halledecekti ve böylece dikkatini başka yöne çevirebilecekti. Bu işin zorlayıcı tarafı, Gökhan'ın bu kontrol listesini ne kadar hızlı halledip, sonra yapmayı sevdiği şey için çalışmaya başlayabileceği idi?
Bu süreçte, çalışanlarının eğitimi ve gelişimi için ayırabileceği kayda değer zaman aralıkları olduğunu buldu. Diğer bir deyişle, rutininde disiplinli hale gelerek, şirketi ve kendi kariyeri için ezber bozucu olabilecek bu sıradışı girişimlere odaklanmak için ihtiyaç duyduğu zamanı buldu. Bu arada başka bir fayda daha bulmuştu. Rutin konulara daha az duygusal enerji harcadığı için, beyin gücü ve beceriklilik gerektiren daha zorlu projeler için artık daha fazla tutkusu ve gayreti vardı.
İçinizden bazılarına Gökhan örneği, sanki bir başka tavsiye gibi gelebilir: “Verimliliğini artır, böylece daha önemli şeylere odaklanmak için daha fazla vaktin olur.” diyerek nasihatta bulunduğumu düşünebilirsiniz... Haklı olabilirsiniz ama böyle bir analiz biraz sığ olabilir. Buradaki anlatmak istediğim düşüncenin biraz daha fazla incelikleri var.
Gökhan’ın örneğinde, Gökhan rutin görevlerini daha hızlı yapmayı öğrendiği için verimli olmadı, kontrol listesi sayesinde operasyonel işlerini yaparken bir odağı oldu ve bu sayede bir işten diğerine görevler arası geçişlerden uzak durabildi. Kontrol listesi, onun enerjisini odaklamasına yardımcı oldu ve böylece yan fayda olarak da enerji tasarrufu yarattı, sonrasında bu enerji bakiyesini başka bir yere harcayabildi.
Enerji, sınırlı bir kaynaktır. Yaratılamaz ya da yok edilemez. Bu, fizikte termodinamiğin ilk kuralıdır ve aynı zamanda kurumsal insan dinamikleri için de geçerlidir. Eğer enerji üretilemiyorsa, kendinizden ve yönettiğiniz kişilerden daha fazlasını elde etmenin olası bir yolu, kontrol listeleri kullanarak rutin görevlerdeki enerjinizi daha iyi odaklamaktır.
Bu minik tavsiye kurumsal seviyede olduğu kadar bireysel seviyede de gerçektir. Çalışanlarınızın deneyimini incelerken (ki bundan sorumlusunuz...), operasyonel seviyede yapılması gereken görevleri yönetmek ve iyileştirmek adına kontrol listeleri, süreçler, sistemler, vb. oluşturmak için yeterli zaman harcayıp harcamadığınızı kendinize sorun. Kuruluşunuzun operasyonel işleri için harcadığınız enerjiyi odakladığınızda, yaratıcı işler ve inovasyona çalışmak için harcayabileceğiniz enerjiyi tasarruf etmiş olacaksınız.
Temel aktiviteleri organize etmek ve odaklanmak için hem kişisel hem de kurumsal seviyede kontrol listeleri kullanabilirsiniz.
“Yapılması gerekenleri” tanımlamak ve disiplinli bir yaklaşımla bunları bir bir tamamlamak, size stratejik düşünme için ek zaman verecektir. Siz enerji tasarrufu yapmak ve stratejik yönetime zaman ayırmak için ne gibi yöntemler kullanıyorsunuz?
Yaratıcı düşüncelerinizi ve uygulamalarınızı aşağıdaki form aracılığıyla benimle paylaşabilirsiniz.
Bahar
İlginiz çekebilecek diğer bloglar:
İşleri Son Dakikaya Bırakan Bir Yönetici İle Baş Etmek
Liderler Yeni Geleceği Hayata Geçirmek İçin Nasıl Cesaretle Hayal Kurar?
Çalışan Deneyimi Kitabının Yazarları İle Söyleşi
