En İyi 360 Derece Geri Bildirim Uygulamaları

Uzun zamandan beri 360 derece geri bildirim anketleri ve sonuçlarıyla ilgili olarak koçluk yapıyoruz. Bu süre zarfında, 360 anketini en yaygın tuzaklardan kaçınarak, paranızın tam karşılığını alacak şekilde kullanmanın en iyi yöntemlerini bulduk.

Bu içerik, süreci uygulamak isteyen kuruluşların yanı sıra yıllardır 360 anketi uygulayan kuruluşlar için de baştan sona kadar tüm süreç için tavsiyelerde bulunur. Buradaki bilgiler, müşterilerimizin sormuş olduğu en yaygın 12 soruya göre düzenlenmiştir:

1. 360 derece geri bildirim, bir lidere nasıl fayda sağlar?
2. Nelerin ölçülmesi gerekir?
3. Liderliği raydan çıkaranları nasıl değerlendirirsiniz?
4. Hangi değerlendirme ölçeği en iyi şekilde işler?
5. Niteliksel veri toplamanın en iyi yolu nedir?
6. Değerlendiriciler nasıl seçilmeli?
7. Kendi 360 anketime katılmam gerekir mi?
8. Değerlendiriciler nasıl yararlı geri bildirim sunarlar?
9. Geri bildirim süreci nasıl gizli tutulabilir?
10. 360 geri bildirim raporunu kim görmelidir?
11. En etkili koçluk süreci nedir?
12. Değerlendiricilerle irtibatta kalmanın en iyi yolu nedir?

360-derece geri bildirim, bir lidere nasıl fayda sağlar?

Bazı liderler, resmi bir 360-derece geri bildirim sürecini yürütme fikrini sorgularlar. “Diğer insanlardan geri bildirim almak istersem onlara gider sorarım" diyebilirler. Sorun şu ki, çoğu lider ihtiyaçları olan geri bildirimleri talep etmezler; talep etseler de, insanlar 360 anketi geri bildirimlerini yaptıkları zamanki kadar dürüst veya kapsamlı olmazlar. Çoklu değerlendiricileri olan değerlendirmeler, diğer insanlara, değerlendirilecek kişinin liderlik yetkinlikleri ve davranışları hakkında, geniş bir yelpazede açık ve dürüst geri bildirim sağlamaları için güvenli bir yol sağlar. İnsanların bir yönetici veya meslektaşına dair yapıcı bilgi sağlamak konusunda hissettiği duygusal ve politik engelleri azaltır.

Bazen bilinmezliğin korkusu sürece başlamak isteyen insanların gözünü korkutur. “Ya insanlar benden intikam almak için 360-geri bildirim sürecini kullanırsa ne olur?” diye sorarlar. Gerçek şu ki, insanlar geri bildirim sürecini kötü amaçlı kullanmıyorlar. Aksine, geri bildirim sağlayarak liderin gelişimine yatırım yaptıklarını anlıyorlar ve destek vermeye daha istekli oluyorlar.

Nelerin ölçülmesi gerekir?

İyi yapılandırılmış 360 anketler, bireyin başarısı (veya başarısızlığı) için kritik olan belirli liderlik yetkinlikleri ve davranışlarına karşı ölçüm yapmak için birebirdir. Anketlerin çoğunda, puanlanması gereken toplam 60-80 belirli davranış ifadesi içeren 8-12 yeterlilik alanı bulunmaktadır.

Ayrıca liderliğin başarısını negatif yönde etkileyen, zararlı davranışlar olan liderliği raydan çıkaran öğeleri değerlendirmek için kısa bir bölüm kullanmanızı öneririz. Kuruluşunuzdaki liderlerle ilgili olduklarından emin olmak için anket maddelerini okuyun.

Bunu söylemişken belirtmemiz gereken bir durum da kuruluşlar anket seçimi yaparken genellikle ilginç bir kavşak noktasına gelirler: standart bir 360 anketini kullanmak veya kuruluşa özel belirli liderlik yetkinliklerine göre anketi uyarlama kararı.

• Uyarlanmış/Özelleştirilmiş 360 anketleri, halihazırda liderlik yetkinlikleri belirlenmiş durumda olan ve tüm liderlerine geri bildirim sunulmasını isteyen kuruluşlar için önerilir. 360 anketin çeşitli versiyonları, farklı seviyelerdeki liderler için geliştirilebilir (üst düzey yöneticilerden ekip liderlerine kadar). Bu seçeneğin maliyeti daha yüksektir, ancak yıllarca kullanılabilecek amaca uygun bir araç sağlar.

• Standart 360 anketleri, test edilmiş ve onaylanmış oldukları, benchmark karşılaştırmaları sağladıkları ve genellikle geniş bir yelpazedeki liderlik yeterliliklerini ölçtükleri için harikadır. Uyarlama ücreti gerektirmediğinden, standart bir anket küçük gruplar için veya resmi bir yetkinlik modeli bulunmayan kuruluşlar için iyi bir seçenektir.

Peki ya liderliği raydan çıkaranlar?

Yukarıdakiler ve benzeri 10-12 raydan çıkarıcıdan oluşan bir grubu anketin ayrı bir bölümü olarak kullanmanızı öneririz, çünkü buradaki ifadeler olumsuz olarak söylenir ve değerlendirme ölçeği farklıdır. Raydan çıkarıcı bölümü, diğer yeterlilik alanlarında ortaya çıkmayabilecek kötü davranışların belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca geri bildirimdeki kalıpları belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, liderler aşırı müdahaleye (mikro yönetime) veya mükemmeliyetçiliğe meyillilerse, sonuca yönelme veya planlama ve organizasyonda da yüksek puan alma eğilimindedirler.

Hangi değerlendirme ölçeği en iyi şekilde işler?

360-derece geri bildirim anketlerinde, yedi maddeli Likert değerlendirme ölçeğinin kullanılmasını öneriyoruz. Neden? Çünkü yedi maddeli bir ölçek, daha geniş yelpazede cevaplar sunar ve değerlendirici grupları arasındaki algı farklarını görmeyi kolaylaştırır.

Niteliksel veri toplamanın en iyi yolu nedir?

Yorum toplamak için anketin sonunda iki ya da üç tane açık uçlu soru kullanılmasını öneriyoruz. Her açık uçlu soru, anketin tamamlanma süresine iki dakika daha eklediği için, üç sorudan fazlası değerlendiricinin yorulmasına ve anketi bırakmasına yol açma eğilimindedir.

İki ya da üç tane açık uçlu sorunun yine de çok fazla geri bildirim sağladığını ve nicel yanıtların netleşmesine yardımcı olduğunu gördük. İşte kullanmaktan hoşlandığımız iki soru:

1. Kişinin bir lider olarak en güçlü yanlarını tarif edin.

2. Daha etkili bir lider olmak için bu kişinin yapabileceği belirli şeyleri tanımlayın.

Değerlendiriciler nasıl seçilmeli?

Katılımcının (geri bildirimi alanın) ankete kimlerin katılmasının isteneceğine karar verilmesinde yer almasını öneriyoruz. Bu, kişinin sürece daha bağlı hissetmesini ve sonuçları kabul etmesini sağlar. İdeal olarak, katılımcı yöneticisi ile birlikte bir değerlendirici listesi oluşturmak için bir araya gelir ve yöneticisi nihai onayı verir. Eğer katılımcı, değerlendirici seçiminde yer almazsa, anket sonuçlarını önemsememesi daha olasıdır.

En az 3 kişilik değerlendirici gruplarından oluşmak üzere toplamda 8 ile 15 kişi arası değerlendirici seçilmesini öneriyoruz. Değerlendirici grupları genelde şunları içerir:

• Yönetici (patron) 

• Kendisi

• Astlar

• Meslektaşlar

• Diğerleri 

Büyük bir grup olsa bile kişiye doğrudan bağlı astların hepsini dahil ettiğinizden emin olun. Böylece kimse kendisini süreçten dışlanmış hissetmez.

Kendi 360 anketime katılmam gerekir mi?

Evet lütfen! Kendi anketinize katılmadığınız sürece, kendinize dair algınızı diğerlerininkiyle karşılaştıramazsınız. Yöneticinizin, meslektaşlarınızın ve astlarınızın sizi nasıl gördüğü ile sizin kendinizi nasıl gördüğünüz arasındaki çelişkileri görmek, 360 derecelik geribildirimin en zihin açıcı ve gelişimsel yönüdür.

Değerlendiriciler nasıl yararlı geri bildirim sunarlar?

Değerlendiriciler (geri bildirimi sağlayanlar) nasıl iyi geri bildirim verileceği konusunda her zaman bazı yönergeler almalıdır. Bunu yapmak, süreçle ilgili endişeleri hafifletmeye ve geri bildirimin katılımcı için yapıcı ve yararlı olmasını sağlamaya yardımcı olur. Geri bildirim, konu ile ilgili ve eyleme geçirilebilir olmalıdır. Geri bildirim sağlamaları için değerlendiricileri hazırlarken, onlardan aşağıdakileri yapmalarını isteyin:

• Saygılı olun

• Kendi adınıza konuşun 

• Sadece sorulan soruları yanıtlayın

Ayrıca cevaplarının gizli tutulacağını ve ortalamaların grup halinde alındığını açıkça belirtin. Raporda yönetici ve katılımcı tarafından sağlananlar dışında hiçbir bireysel puan gösterilmez.

Geri bildirim süreci nasıl gizli tutulabilir?

Gizlilik, 360 derece geri bildirim sürecinin en önemli parçasıdır. Dürüst ve içten bir geri bildirim toplamak için, değerlendiricilerin geri bildirimlerinin anonim tutulacağından emin olmaları gerekir. İşte gizliliği korumanın en iyi yolları:

• Beklentileri oluşturun: Sürecin nasıl işleyeceği, kimlerin değerlendirmeye katılacağı ve sonuçları kimlerin göreceğinin iletişimini yapın.

• Dış kaynak kullanın: 360 geri bildirim sürecini online bir yazılım aracı kullanarak kuruluş içinde yaptığınızda, çalışanların, verdikleri yanıtların İK veya yöneticileri tarafından görülebileceğine inanmaları olasılığı vardır. 

• Yeterli sayıda değerlendirici seçin: Birleştirilmiş toplam bir puanı sunabilmesi için, her değerlendirici grubunda yeterli sayıda değerlendiriciniz olduğundan emin olun. Gerçek sonuçları gösterebilme açısından her değerlendirici grubundan en az iki yanıt olmasını öneriyoruz. Bu da, bir kişinin yanıt vermemesi ihtimaline karşı her grubun en az üç değerlendiricisi olması anlamına gelir.

360 geri bildirim raporunu (katılımcı dışında) kim görmelidir?

Kuruluşunuzda ilk kez bir 360 derecelik geri bildirim kullanıyorsanız, bireysel raporun yalnızca katılımcıya ve bir koça (içeriden veya dışarıdan) sunulmasını öneririz. Bu, sonuçların gizliliği ve cezai bir şekilde kullanılacağına dair duyulan korkuyu azaltmaya yardımcı olacaktır.

Hesap verebilirliği güvence altına almak için, sürecin sonucunda, katılımcının yöneticisi ile bir araya gelerek bir eylem planı oluşturması gerektiğine dair beklentiyi oluşturun. Sonraki yıllarda, bireysel raporları yöneticiyle veya İK'daki diğer kişilerle paylaşacaksanız, bu konuda ilgili herkesi bilgilendirin.

En etkili koçluk süreci nedir?

360 geri bildirim konusunda koçluğun önemini ne kadar söylesek azdır. Araştırmamız koçluk alan ve hedef belirleyenlerin yüzde 94'ünün geri bildirim sürecinin etkili olduğunu düşündüğünü gösteriyor. Buna karşılık, yalnızca yüzde 34'ü, koçluk almadıklarında sürecin etkili olduğunu düşünüyor.

İdeal olarak, katılımcı sonuçları gözden geçirmek ve kişisel bir eylem planı oluşturmak için içeriden veya dışarıdan bir koçla yaklaşık 90 dakikalık bir toplantı yapmalıdır. Bu, geri bildirimlerin katılımcı tarafından doğru yorumlanmasını ve fikirlerini tartışmak için bir hesap verebilirlik partneri olmasını sağlar. Koç, kişinin duygularını hazmetmesine ve başkaları tarafından nasıl algılandığına dair netlik kazanmasına yardımcı olabilir.

Değerlendiricilerle irtibatta kalmanın en iyi yolu nedir?

Diğer kişiler 360 derece anket kullanarak geri bildirimde bulunduğunda, katılımcının gelişim sürecine dahil olurlar. Verdikleri geri bildirim için; zaman, enerji ve düşünce harcarlar. Bu nedenle katılımcının; değerlendiricilere geri bildirimleri için teşekkür etmesi, neyin işe yaradığını ve neyin işe yaramadığını kabul etmesi ve gelişim hedeflerine ulaşmalarında yardım istemesi önemlidir.

Değerlendiricilerin kişinin gelişimini desteklemeye devam etmesi, onlardan kişisel olarak bu istendiğinde daha muhtemeldir; kişinin geri bildirimlerine göre hareket ettiğini ve daha sonra taahhütlerini yerine getirerek onlarla irtibatta kaldığını görmüş olurlar.

Son düşünceler

Dürüst ve güvenilir geri bildirim; kişinin kendi algılarını sınaması, daha önce fark etmediği güçlerini tanıması ve kendine dair algısındaki kör noktalardan haberdar olması için gereklidir. Bu yeni kişisel farkındalık, kişisel gelişimi ve değişimi teşvik etmek için bir katalizör görevi görür. Sürecin çıktısı, bir kişisel gelişim eylem planı oluşturmaktır.

Sonuç olarak, 360 derece geri bildirim, bir kişisel gelişim yolculuğuna başlamanın, alışkanlıkları değiştirmenin, diğer kişilerle ilişkileri geliştirmenin ve daha iyi bir lider olmanın en iyi yoludur.