Yeni normal lafını çok duymaya başladık. Yeni bir şeyin normal haline gelmesi için, çoğunluğun bu konuyla ilgili genel bir alışkanlığının oluşması gerekir. Eğer yeni normalimiz uzaktan çalışma ve uzaktan çalışan ekiplerin yönetilmesi ise, o zaman bununla ilgili olarak bazı yeni yönetim alışkanlıkları geliştirmemiz gerekiyor. Özellikle koçluk yaptığım yöneticilerden bu konuda çok sık destek talebi alıyorum. Bu durumun pek çok yöneticinin şu andaki en sıcak gündem maddelerinden biri olduğunu tahmin ettiğim için, bu konuda bir yöneticiyle yaptığımız yazışmayı aşağıda sizinle paylaşıyorum.

Sevgili Bahar Hanım,

Geçen hafta tüm çalışanlarımız yeniden evlerine gönderildi. Görünen o ki bu kış boyunca da yine evlerden çalışacağız. Ben küçük bir takımı yönetiyorum ve bu çalışma düzeninde, takımı en etkili şekilde ayakta, pozitif ve hesap verebilir tutarak yönetme konusunda çok zorlanıyorum. Ekibimiz yüz yüze çalışmaya alışık. Bence geçmişteki başarımızın sırrı buydu. Şimdi aynı başarıyı yakalamak için ekibi uzaktan çalışırken nasıl yöneteceğim konusunda bana herhangi bir tavsiye verebilir misiniz? Özellikle de her şey bu kadar belirsiz ve stresliyken!

Yeni Normalin Müdürü

Sevgili Yeni Normalin Müdürü,

Bugünlerde yaşadığımız süreçte, doğru zamanda sorduğunuz bu soru için teşekkürler. Geçen haftalarda tekrardan yükselen vaka sayıları karşısında herkesin kafasının karışık olduğunu, belirsizlik ve stres durumunu sizin gibi birçok kişinin hissettiğini düşünüyorum. Bu süreçte birey olarak sadece kendi yaşadıklarınızı düşünmeyip, aynı zamanda bir yönetici olarak ekibiniz üzerindeki olası etkiniz hakkında da endişelendiğiniz için sizi tebrik ederim. 

uzaktan-calisanlari-basarili-sekilde-yonetmek

 

COVID-19 gibi büyük olayların olumsuz bir sürü etkileri olsa da, bence güzel yanları da var.  İnsanların kendilerine özgü renklerini göstermelerine imkan tanıyor ve gerçek liderler de böyle durumlarda parlıyor.

Size, uzaktan çalışan bir ekibi daha iyi yönetmek ve ekibinizin sağlığı, mutluluğu, üretkenliği üzerinde olumlu bir etki yaratabilmek için bazı uygulanabilir ipuçları vereceğim. Ama önce, COVID-19 virüsünün işyerlerindeki etkileri hakkındaki anketimizden elde ettiğimiz bazı verilerden bahsetmek istiyorum.

 

 

İşte Bazı Önemli Noktalar:

 

  • Çoğu kuruluş, çalışanlarını güvende ve sağlıklı tutmak için hızlı bir şekilde yeni önlemleri devreye almış durumda.
  • Her 5 çalışandan 1'i, ekip üyelerinin evden verimli bir şekilde çalışmak için yeterli ''işbirliği alışkanlıkları''na sahip olmadığını düşünüyor.
  • Çalışanlar, her 5 liderden 1'inin ya çok hazırlıksız olduğunu ya da uzaktaki ekipleri yönetmek için yeterli yetkinliğe sahip olmadığını söylüyor.

Tahmin edeceğiniz gibi konunun anahtarı sağlıklı iletişim kurabilmek! Bir ekipteki üyeler, yanlış giden bir şey gördüklerinde veya bir konuda endişeleri olduğunda bunu ne kadar hızlı bir şekilde konuşabiliyorlarsa, o ekip o kadar sağlıklı ve başarılı demektir. Samimi ve etkili diyalog kurabilen takımlar, her zaman daha yüksek bir moral ve takım uyumu yaşıyorlar.İş ortağımız Vitalsmarts'ın pandemiden önce yaptığı bir çalışma, uzaktan ekipleri yönetmenin zorluğunun, sadece karantinaya özgü olmadığını göstermişti.  İlişkilerdeki mevcut sorunlar, insanların arasına mesafeler girince her zaman daha da büyüyor. Evden çalışan kişiler, herhangi bir zorlukla karşı karşıya kaldıklarında, bunları yönetmek için daha fazla mücadele veriyorlar. Bunu rakamlarla ifade edecek olursam; uzaktan çalışanların %84'ü, herhangi bir konuda endişeleri olduğunda, konunun birkaç gün veya daha fazla sürüncemede kaldığını, bunu sağlıklı şekilde bir diyaloğa dönüştüremediklerini söylüyorlar. Hatta %47'si, konunun birkaç hafta veya daha uzun süre sürüncemede kalmasına izin verdiklerini itiraf ediyorlar. Bunun dışında üretkenlik, maliyetler, teslim tarihleri, moral, stres ve şirkette tutundurma gibi iş hedeflerinde de, uzaktan çalışanlar, sahadaki meslektaşlarına göre daha büyük olumsuz etkiler yaşıyorlar.

Kritik Konışmalar BroşürüKritik Konuşmalar Eğitimi BroşürüHEMEN İNDİRİN

Özellikle yöneticiler bu konuda önemli bir rol oynuyorlar. Yöneticiler iletişimde mükemmel bir model olduklarında, özellikle de iletişimi gerçekten şeffaf ve tam zamanında yaptıklarında, ekibin geri kalanının da aynı şekilde hareket ettiğini çok sık görüyorum. Bir yönetici çalışanlarını ne kadar az merakta ve tereddütte bırakırsa işler de o kadar iyi bir şekilde yürüyor.  

Bir yöneticinin, ekibinin diyaloğa girme becerisi üzerinde ve işbirliğine dayalı, sağlıklı bir kültür yaratılmasında etkisi çok büyük,  özellikle de şimdiki gibi mesafe ve teknoloji birdenbire bu denklemin bir parçası olduğunda... Yeni normalde uzaktan çalışan bir ekibin yöneticisi olarak, hemen deneyebileceğiniz bazı ipuçlarını aşağıda sizinle paylaşıyorum. Bunlardan bazılarının kolay olmayacağının ve sizin tarafınızda büyük bir efor gerektirdiğinin farkındayım, ancak bu eforun geri dönüşü inanılmaz olabilir.

1-Sık ve Tutarlı Kontroller. Uzaktan çalışanlarla sık ve düzenli olarak temas kurarak onları kontrol edin. Bu kontroller, sadece işin nasıl yürüdüğü ile ilgili değil, hal hatır sormak için de olduğunda ilişkiyi güçlendirici bir rol oynayacaktır. Kontroller günlük, haftalık veya iki haftalık gibi farklı sıklıklarla yapılabilir. Ancak işin sırrı, bu temasların her zaman tutarlı ve düzenli bir biçimde toplantı veya planlanmış birebir görüşme şeklinde yapılmasıdır. 

2-Yüz Yüze veya Sesli İletişim. Uzaktan çalışanlarla yüz yüze toplantılar yapmak hiç mümkün değilse, en azından video konferans teknolojisini kullanın veya meslektaşların birbirlerinin yüzünü görmelerini veya birbirlerinin sesini duymalarını sağlamak için telefonu kullanın.

3-Güçlü İletişim BecerileriUzaktan ekip yönetiminde, mükemmel iletişimin önemini ne kadar vurgulasam az gelir! Bunun için öncelikle harika bir dinleyici olun, karşınızdaki kişilere güveninizi ve saygınızı gösterin, mikro yönetim yapmaksızın işler ve ilerleme hakkında düzenli bilgi alın. Bu arada aşırı iletişim yanılgısına da düşmeyin. Bazen telefonla görüşmek ve ardından aynı yerde olduğunuzdan emin olmak için ayrıntıları e-posta ile göndermeniz yeterli olabilir.

4-Açık Beklentiler. Uzaktan çalışan ekipleri yönetirken, beklentilerinizin ne olduğu konusunda çok net olun. Özellikle şu sıralarda bu daha da önemli, çünkü işi yapma "kuralları" birdenbire değişti. İnsanları projeler, roller, teslim tarihleri gibi konular hakkında karanlıkta bırakmayın.

uzaktan-calismada-teknolojiyi-bilgisayarindan-iyi-kullanan-isaret-parmagini-uzatan-kadin-yonetici-eli

5-Daima Ulaşılabilirlik. Günün her saatinde, hızla ulaşılabilir durumda olun. İşyerindeki ''açık kapı'' politikasını uzaktan çalışmada da sürdürmek için kendinizi birden fazla zaman diliminde ve birden fazla teknoloji yoluyla (Slack, Skype, E-posta, Telefon, Zoom vb.) ulaşılabilir kılın. Uzaktan çalışanlar, acil endişelerine hızla yanıt vermeniz için size güvenebilmelidir.

6-Teknolojiyi İyi Kullanmak. Uzak çalışanlarınızla bağlantı kurmak için birden çok iletişim yöntemini kullanmayı deneyin. Sadece telefona veya e-postayı kullanmayın, video konferans teknolojilerine, Skype, Slack, Zoom, Go To Meeting gibi çeşitli servislere aşina olun. 

7-İlişkilere Öncelik Vermek. Ekip oluşturma ve dostluk kurmak herhangi bir ekip için önemlidir. Uzaktan çalışan ekipler için de bu böyledir. Uzaktaki insanlarla kişisel bağlar kurmak için zaman yaratın. Yukarıda bahsettiğim temas zamanlarının bazılarını ekibinizdekilere kişisel yaşamları, aileleri ve hobileri hakkında soru sormak için  kullanın. Ekibinize, işyerindeki çay makinası başında yaptıkları sohbetlerin benzerlerini yapmaları için zaman tanıyın ki, böylece tüm ekip aralarında kişisel bağlar kurabilsin ve ilişkiler güçlensin.

Yeni normalin zorluklarının üstesinden gelmeniz için size bol şans diliyorum.

Bahar Şen

Not: Bugün yaşadığımız belirsizlik, stres ve korkunun üstesinden gelmek için farklı fikirleri, uygulamaları olan okuyucularımızdan haber almayı çok isterim. Önerilerinizi lütfen aşağıdaki yorum bölümünde bizimle paylaşın.

İlginizi Çekebilecek Diğer Kaynaklar:

 

E-mail ile Kritik Konuşma Yapılır Mı?

İletişiminizdeki Sessizlik ve Şiddet Hakkındaki Acı Gerçek

Yöneticiler Nasıl İlham Verici Liderlere Dönüştürülür?

Asabi Yönetici Etkisi -Son Araştırma Sonucu

Uzaktan Çalışmaya Yeni Başlayan Takımları Yönetmek için 7 ...

Bahar Sen, Kurucu Ortak Bahar Sen, Kurucu Ortak

İş Stratejisti, Kıdemli Danışman, Eğitmen. İş Deneyimi +25 Yıl. Şirketlerin daha iyi büyümesine odaklanarak onların en önemli bacağı olan insan, süreç, teknoloji ve yönetişim konularında eğitim,koçluk ve danışmanlık hizmeti vermektedir. Büyük kurumsal organizasyonlarda ve farklı endüstrilerde süreçlerin yeniden ele alınması ve sistem tasarlanması konusunda uluslararası deneyimi ve uzmanlığı bulunmaktadır. Tamamladığı Projeler: Üretim Sektörü: 623, Hizmet Sektörü: 255, Gıda Sektörü: 103, İnşaat Sektörü: 47