Sevgili Bahar, Konuşurken nazik ve dikkatli olduğumu düşünürüm, ancak yeni bir işe gireli bir buçuk ay oldu ve burada e-mail yoluyla iyi iletişim kurmak konusunda kendime olan güvenimi kaybettim.
Bazen kritik konular ile ilgili geri bildirim veriyorum ancak gördüğüm o ki; söylediklerimin tonu nadiren kastettiğim gibi yorumlanıyor. E-mail yoluyla kritik konuşmalar yapmak için herhangi bir tavsiyeniz var mı?
e-Zorlanan
Sevgili e-Zorlanan,
Sizin de söylediğiniz gibi, gerçek konuşmalar nadiren e-mail yoluyla olabilir. Bu da e-maili kritik konuşma yapmak için özellikle tehlikeli bir araç haline getirir. Bahisler yüksek, görüşler farklı ve duygular güçlü olduğunda, bu durum özgün ve yüz yüze bir konuşma yapmak için gerçekten ihtiyaç duyulan bir zamandır. Diğer kişinin tepkisini okumak için tüm yeteneklerinize ihtiyacınız olur ve elektronik araçlar bunu yapmanızı ciddi şekilde sınırlayabilir. Sorunları daha kötü hale getiren şey ise, karşılıklı mesajlaşırken (genellikle buna makul bir süre ile ayrılır), zarif bir şekilde mesajı vermek ve almak için pek alan yoktur. Örneğin, yüz yüze bir tartışmada bir kişinin talebinizi yerine getirme konusundaki suskunluğunu anında anlayabilir ve geri çekilip farklı bir taktik deneyebilirsiniz. İstediğiniz şeyin tümünü bir emaile yazdığınızda ve ardından yanıt beklediğinizde böyle bir ihtimaliniz olmaz.
Zaten bildiğiniz şeyleri anlattığımın farkındayım ancak dijital iletişimin bazı zorluklarından bahsetmeye devam etmeme izin verin. Diğer kişinin yapmasının zor olacağını bildiğiniz uzun bir talep yazdığınızı hayal edin. Ayrıca, diğer kişiden yapmasını istediğiniz işin, onun iş-yaşam dengesini riske sokacağından şüpheleniyorsunuz. Böylesi bir konu, e-mail yoluyla iletişim kurmak isteyeceğiniz türden bir şey değildir. Kaçınılmaz olarak, böyle bir talep projenin her bir parçasına etki edecektir. Alıcı için, talep ardına talep yığılmış gibi görünür ve bu da stres, endişe ve hatta öfke yaratır.
Kendimi bu tür elektronik talepleri okurken sinirlenmiş bir vaziyette buluyorum, çünkü diğer kişi artan hayal kırıklığıma rağmen körü körüne yeni talepler sıralıyormuş gibi geliyor. Yüzümdeki hayal kırıklığını göremiyor olsa da, açıkça gösterdiğim muhalif tepkilerime karşı dahi duyarsız olduğunu varsayıyorum.
KRİTİK KONUŞMALAR EĞİTİMİ NEDİR?
Böyle olunca, elbette zaman ve mesafe meseleleri daha da kötüleştiriyor. Bana saldırgan gelen e-mail talebini geri püskürttüğümde, diğer kişinin nedenleriyle ilgili ayrıntıları kafamda doldurmaya başlıyorum. Endişeyi yüzünde göremediğim veya sesindeki sıcaklığı algılayamadığım için beni umursamadığını varsayıyorum. Bu kişi soğuk ve bencil davranıyor ve de bu talep yüzünden oğlumun doğum gününü kaçıracağım gerçeğiyle hiç ama hiç ilgilenmiyor.
E-mail yoluyla kritik konuşmalar yapmaktan endişe duymanıza şaşmamak lazım. Bunu yaptığınızda, özellikle de insanlar sizi çok iyi tanımadığında, kötü şeyler olabilir. İşte riskleri ortadan kaldırmak veya en azından azaltmak için atabileceğiniz birkaç adım.
İlk olarak, e-mail yoluyla gerçekten kritik olan konuşmalar yapmayın. İster bir talepte bulunmak, ister rağbet görmeyen bir görüşü sunmak isterse de güç sahibi bir kimseyle karşıt fikri belirtmek olsun, ne tür bir yüksek riskli durum olursa olsun, yüz yüze konuşmak için elinizden geleni yapın.
Yüz yüze konuşamıyorsanız, makul bir alternatif bulun. Video konferans yazılımı aracılığıyla konuşmayı deneyin. Bu teknolojiler son zamanlarda benim hayatımı kurtarıyor. Bu araçlarda bazen internet bağlantınıza bağlı olarak kısa gecikmeler olabilir, ancak bu konuşma biçimi ifadenizi karşınızdakine yansıtmanıza izin verir. Ayrıca karşınızdaki kişinin kaş çatmak gibi diğer tereddüt belirtilerini, hatta öfkelenme belirtilerini görebilir ve tepkiyi azaltmak için hızlı bir şekilde adımlar atabilirsiniz.
Video imkanınız yoksa, 10 Mart 1876'da bulunan kullanışlı bir icat çok yardımcı olabilir. Telefon! Telefon fark edebileceğiniz görsel ipuçlarını yok etmesine rağmen, sağlıklı bir konuşmanın iki önemli unsuruna izin verir. Birincisi, tek bir yazıda ortaya saçılan yığınla veriden sakınarak, konuşabilir, duraklayabilir ve diğer kişinin konuşmasına izin verebilirsiniz.
İkincisi, diğer kişinin tereddütlü veya duygusal hissettiği duraksamaları, ses tonu değişikliklerini ve diğer sesli göstergeleri fark edebilirsiniz. Görsel ipuçlarını kaçıracağınız için, stres belirtilerini dinlemek adına özel bir dikkat göstermeniz gerekir, ancak genellikle konuşma kontrolden çıkmadan önce bazı işaretler alabilirsiniz.
Kısa bir süre önce, dünyanın her yerinden insanlarla sürekli yüksek riskli konuşmalar yapan bir kişi olan iş ortağıma, mesafe zorluğu, görsel ipucu eksikliği, hatta çok sayıda taraf ve dil farklılıkları karşısında konuşmayı başarılı bir şekilde yönetmek için ne yaptığını sordum. Cevabı hemen geldi: “Yapılan teklife herkesin katılıp katılmadığını belli eden duraklamalar, gerilmeler ve diğer işaretler için kulağımı dört açıyorum. Aynı zamanda, büyük ölçüde sessiz kalmış kişilerin görüşlerini söylemeleri için onları konuşmaya davet etmeye de özel bir dikkat gösteriyorum. Sessizliğin asla bir anlaşma işareti olduğunu varsaymıyorum. Aslında, gerçek anlamda bir onay duyana kadar bunun tam tersini kabul ediyorum.”
Yalnızca elektronik olarak iletişim kurabileceğiniz koşullardaysanız, bu ortamı, onları gerçek bir konuşmaya davet olarak kullanın. En kısa sürede konuşmanız gerektiğini açıklayın. Tartışmalı içeriğinize hemen atağa geçmeyin. Bunun yerine, basit bir davetle başlayın.
Son olarak, hızlı hareket etmeniz gerekiyor ve gecikmeye zamanınız yoksa, isteğinizi söylemeye hassas ve kesin olmayan bir dille başlayın. İnsanlar sizi çok iyi tanımadıkları için, onların koşullarına karşı ne kadar duyarlı olduğunuzla ilgili olarak, en iyisini varsaymaktan ziyade, en kötüsünü varsayıyorlar gibi görünüyor. Zamanla, insanlar sizin duyarlılığınızı ve iş birliğine istekli olduğunuzu öğrenince, size güvenmeye başlayacaklar ve siz de birçok yöntemle iletişim kurabileceksiniz.
O zamana kadar, teknolojik iletişim ile bir yol izleme konusunda zorlandığınızda, zorlu bir talepte bulunurken öncelikle e-mail yolladığınız için özür dileyin. Yüz yüze konuşmayı daha çok tercih etseniz de durumun hemen harekete geçmenizi gerektirdiğini belirtin. Diğer kişinin farklı görüşlerine veya korkunç iş yüküne duyarlı olduğunuzu açıklayın ve ardından (1) zaman konusunda neden sıkışık olduğunuzu ve (2) bu talebin ardındaki mantığı ortaya koyun. Bu genellikle, talep karşılanmazsa sizin, diğer kişilerin ve şirketin yaşayacağı sonuçlardan bahsetmeye zemin hazırlar. Sadece taleplerinizi değil, konunun özünü de paylaşmaya özen gösterin. Daha sonra, titizlikle diğer kişinin buna uyup uyamayacağını veya alternatif bir çözüm bulup bulamayacağını sorun. Son olarak, diğer kişiye bunu göz önüne alma nezaketi için teşekkür edin ve bir an evvel yanıt vermesini rica ederek sonlandırın, böylece nerede durduğunuzu bilirsiniz.
Yine de, bu ancak başka bir seçeneğiniz yoksa veya diğer kişiyle halihazırda karşılıklı bir saygı ve güven ilişkiniz varsa yapacağınız bir şeydir.
