Yöneticimle Nasıl Çekinmeden Açıkça Konuşurum

Sevgili Bahar,

Fikirlerimi ve önerilerimi paylaşırken çalıştığım yerdeki hiyerarşiyi takip etmeye çalışıyorum, ancak fikirlerim ve önerilerim yöneticimde tıkanıp kalıyor ve önerilerimden ya da fikirlerimden faydalanabilecek insanlara ulaşmıyor gibi.

Yöneticim çatışma ya da değişimden hoşlanmayan biri. Geçinip gitmenin anlaşmazlık yaratabilecek sorunları ele almaktan daha önemli olduğuna inanıyor. İnsanları  iyi bir iş yaptıkları zaman pohpohluyor, diğer durumlarda kimseye geri bildirim vermeyi değerli görmüyor. Özetle etliye sütlüye karışmıyor. Yöneticimi, kurumumuzu geliştirmek için kendisine sunulan fikirler konusunda harekete geçmesi için nasıl motive edebilirim?

Saygılarımla

Değişim Sağlamaya Çalışan

Sevgili Değişim Sağlamaya Çalışan,

Bu durumda kendini sıkışmış hisseden tek kişi değilsin. Pek çok kişi, hiyerarşide yukarıya doğru tesir etmenin veya motive etmenin zor bir mücadele olduğu konusunda hemfikirdir. İş kalitesini veya iş yaşamının kalitesini olumsuz yönde etkileyen davranışlar hakkında liderlerle konuşmak zordur. Etkin olmayan sistemler, alışkanlıklar veya boğucu bürokrasi hakkında açıkça konuşmak zordur. Elinizdeki işin, yapabileceğinizden fazla olduğunu, şikayet ediyormuş gibi görünmeden yöneticinize söylemek zordur. Yöneticiniz, açıkça konuşmanızdan ötürü, sizi takdir etmediğini alelen veya sinsi bir şekilde belirttiğinde, konuşmak yine zordur. Ve buradaki anahtar kelime ‘’yönetici’’dir yani gelecek ayki ev kredisi ödemenizi veya çocuğunuzun okul taksiti ödemenizi yapmanızı etkileyebilecek kişi! Konuşmak bu yüzden zordur. Bunu biliyorum ve yıllar içinde formüle ettiğim bazı tavsiyeleri sizinle paylaşmak istiyorum.

1. Yaşadığınız zorluğu, mümkün olan en iyi şekilde çerçevelendirin. Bu, elbette, kritik konuşmalar eğitiminin ilkelerindeki birkaç tekniği içerecektir: Hikaye yazma, gerçeklere odaklan ve ortamı güvenli hale getir. Kendinize “Neden makul, mantıklı, düzgün bir insan (evet, yöneticiniz ) bu şekilde davranıyor?” diye sorarak başlayın. Neden başkalarını konuşmaya teşvik etmiyor veya davet etmiyor? Kendiniz ve onun için ortamı yeterince güvenli hale getirecek ve bu konuşmayı yapmanızı sağlayacak şey ne olurdu? Ortak Amacı netleştirdiğinizden ve sorunu gündeme getirdiğinizde çok saygılı olmak için hazır olduğunuzdan emin olun. Sinir bozucu ve yargılayıcı olarak değil, meraklı ve yardımsever olarak algılanmayı tercih edin. Ayrıca, spekülasyon yapmayın ve olası olumsuz sonuçlara odaklanmayın. Olası olumsuz sonuçları sık sık abartırız ve olumlu yönlerin hakkını vermeyiz. Bu strateji ister istemez sessiz kalmayı tercih etmemize yani açık konuşamamaya ve böylece statükoyu da tercih etmiş olmamıza neden olur.
2. Doğru konu hakkında konuşun. En zor durumlarda, gerçek konuyu değil, basit ve kolay bir konuyu ortaya atmaya meylederiz. Sizin durumunuzdaki kolay konu; bir öneride bulundunuz ve bu aktarılmadı. Ama asıl meseleniz, yöneticinizin fikirleri aktarmama modeline sahip olması. Yani bu şu anlama geliyor; siz ve çalışma arkadaşlarınız her hafta iş yerinde aynı problemlerle karşılaşıyorsunuz. Asıl meseleniz, sizin ve diğer kişilerin işe bağlılığının giderek yok olması ve durumu değiştirmek için hiçbir şey yapılamayacağını düşünmeniz olabilir.

Konuşmadan önceki hazırlığınızın bir parçası olarak, şunlar hakkındaki sonuçları değerlendirmeniz iyi olabilir.

• Yöneticinizin bu davranışının sonuçları neler?
• Bundan kimler etkileniyor? Takım arkadaşları, diğer bölümler, müşteriler, siz?
• Nasıl etkileniyorlar? 

Cevapları bulduğunuzda daha zor olan konu hakkında konuşmaya hazırsınız.

3. Güvenli olduğundan emin olduktan sonra konuşun. Yöneticiniz için bu konuşma, her durum ve her zaman aynı derecede güvenli olmayabilir. Tabii ki, ilk amacınız ağzınızı açmadan önce motivasyonlarınızı ve duygularınızı bilerek ve hikayeler yerine gerçeklere odaklanarak ortamı güvenli hale getirmenizdir. Yöneticiniz ile buluştuğunuzda, kafanızda bir mahkeme kurduğunuz yüzünüzden okunuyorsa ve ağzınızdan bir şey çıkmadan önce onu zaten çoktan suçlu bulduysanız, yöneticiniz bu ilk mesajı hemen alacaktır. Buna ilave olarak güvenliği sağlayan diğer faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin etrafınızda başkaları olmamalı. Gizlilik bu konuşmayı daha güvenli hale getirir. Aynı zamanda iyi bir zaman seçmelisiniz. Konuşmak için en iyi zamanların neler olduğunu değerlendirmelisiniz, bazı insanlar günün veya haftanın belirli zamanlarında iş yoğunluğu azdır, daha az strese sahip olurlar ve daha rahat dinleyip, söylenenleri satın alırlar.

Konuşmaya başladığınızda, bir sonuç ve duyguyla değil, net bir gözlem ve soru ile başlayın. Herhangi bir duyguya doğru adeta vakum gibi çekiliyorken, gerçekçi bir senaryo oluşturmak her zaman zordur, ancak bunu yapmak size gerçekten yardımcı olabilir: “Çalışanların katılımını sağlamakla ilgili şirketin başlattığı program ben çok heyecanlandırdı. Son üç haftadır devam eden bir model fark ettim. Her hafta size iki ya da üç öneri verildi ama bunların komiteye aktarılmadığını farkettim. Bunun hakkında sizinle konuşup konuşamayacağımızı merak ediyorum. Bu sizin için uygun olur mu?” Konuşma sırasında, yöneticinizce ortaya konan nedenleri dürüstçe ve empatik bir şekilde anlamaya gayret göstermelisiniz ve bu endişeleri de içeren ortaklaşa çözümler aramalısınız.

4. Bu işe yaramazsa ne yapacağınızı bilin. Çeşitli yanıtlar muhtemeldir. 1) Siz ve yöneticiniz bunun hakkında konuşursunuz, çözüm bulur veya bulamazsınız, ama sonuçta konuşuyorsunuz ve bu bir gelişme. 2) Yöneticiniz bir çözümü kabul eder ama daha sonra değişmez, yine aynı şekilde davranmaya devam eder (bu, model ve ilişki hakkında başka bir konuşmaya yol açar). 3) Yöneticiniz sinirlenir (belki yüksek sesle, belki sessizce). Aslında bu durum bir çan eğrisinin en tepesidir. Yani ekstrem bir durumdur ama birçok kişi bu olasılığı gözünde çok büyütür. Küçük bir olasılık olmasına rağmen bu olasılık çok fazla şişirildiğinden, çoğu kişi açıkça konuşmak yerine sessizliği ve dedikodu yapmayı seçer. Gerçek ihtimallere oynarsanız, güvenli bir şekilde açıkça konuşmayı seçersiniz. Tepki ne olursa olsun, bazı yedek planlara sahip olmak her zaman akıllıca olacaktır.

KRİTİK KONUŞMALAR EĞİTİMİ 

Eğer bu konuşma yöneticinizle iyi geçmezse (güvende hissetmezse, duygusallaşırsa vs.), göz önünde bulundurmanız gereken iki olası yedek plan vardır:

1. Niyetlerinizi paylaşın ve kendinizi mazur gösterin. Şirketteki iş sonuçlarını ve ekip çalışmasını geliştirmek için bu konuyu gündeme getirdiğinizi ve niyetinizin herhangi bir stres yaratmak olmadığını söyleyin, zaman ayırdığı için teşekkür edin ve konuşmayı sonlandırın.
2. Bir takım yaklaşımı önerin. Onun için de uygunsa, iyileştirme önerilerinin takım üyeleri tarafından yapılabileceğini önerebilirsiniz. Öneriler takım tarafından onaylandıktan sonra, bir takım üyesi bunları Çalışan Katılım Komitesi'ne götürebilir. Bu, yöneticinizin tercihine veya tarzına daha uygun olabilir.

Bu planlardan herhangi biri için, o anda neler olup bittiğini ve bir sonraki hangi adımın en iyisi olabileceğini değerlendirmelisiniz. Burada mesele şu ki, eğer bir sonraki adımlara hazırlıklı olursanız, bir seçenek sona erdiğinde, ileriye dönük bir yolunuz olur. Hazırlık ve anlamlı beklenti, kendinize güveni arttırır.

Yöneticiniz ile açıkça konuşmak zor olabilir. Yine de eğer açıkça konuşmazsanız, statükoyu tercih etmiş olacağınızı hatırlatırım. Ayrıca, eğer dedikodu yapar veya sinir bozucu, öfkeli veya yargılayıcı bir şekilde konuşursanız, ilişkiyi zayıflatmış olursunuz. Her iki durumda da sorunun bir parçası olursunuz. Öte yandan, güvenli, düşünülmüş ve planlı bir şekilde açıkça konuşabilirseniz, sorunu çözme ve ilişki kurma olasılığınız çok daha fazladır.

En İyi Dileklerimle,

Bahar

CRUCIAL CONVERSATIONS

EĞİTİM BROŞÜRÜ