Sevgili Kritik Beceriler,
Bir görevi yapmayı kabul eden ancak sonra bunu yapmayan, konuşmama rağmen bu davranışını tekrarlayan ve ayak sürüyen kişilerin bu pasif agresif davranışlarıyla nasıl başa çıkabilirim?
İmza: Bıkkın
Sevgili Bıkkın,
Diğer insanlarla birlikte çalışıyorsanız sizi bir noktada hayal kırıklığına uğratırlar - ya son teslim tarihini kaçırırlar, ya kalite standartlarını karşılamazlar ya da başka bir yanlış şey yaparlar. Dolayısıyla bu davranışlarla başa çıkmaya dair sorunuz evrensel bir konudur. Size bu konu ile ilgili üç öneride bulunacağım ve daha sonra özellikle sizin karşılaştığınız zorluğa değineceğim.
1. Açık konuşun. Bazı insanlar, bir problem sürekli tekrarlanıyor olsa bile eğer yeterince sabrederlerse sorunun zamanla çözüleceğini umarlar. İşte bu süre zarfında, yani siz ''yaa sabır'' diye beklerken ve karşınızdaki ile açık konuşmazken, onlar bu sessizliği genellikle sizin durumu kabul ettiğiniz şeklinde yorumlar.
İlk tavsiyem, birisine iş verirken açık konuşmaktır. Karşınızdaki kişinin yapacağı iş normalden zor bir görev olabilir. Onunla başlangıçta açıkça konuşmak, bu işin çok önemli olduğunu gösterecek, başka şeylerin araya girerek işin gecikmesine neden olmayacağı konusunda emin olmak istediğinizi belirten net bir mesaj verecektir.
2. Ortamı güvenli hale getirirken açık konuşun. Güvenli ortam yaratmanın temel bileşenleri ''Ortak Amaç'' ve ''Karşılıklı Saygıdır''. Konuşurken doğrudan sadede gelmeyin ve soğukkanlı olun. Önce ortak amacınızı ele alın ve saygıyı koruyun. Bunu yapamamak önceden zihninizde bir yargılama yaptığınızı ve o kişiyi suçlu bulduğunuzu gösterir ve bu da ortamı güvensiz hale getirir. Karşınızdaki kişiyi kafanızda yargıladıktan sonra yapacağınız konuşma mutlaka yüzünüze veya ses tonunuza yansıyacaktır. Dolayısıyla önce kafanızdaki ön yargıları bir kenara bırakın.
Konuşmanızın ilk otuz saniyesinde basitçe karşınızdakine ondan beklenen ile ortaya çıkan durum arasında bir beklenti farkı gözlemlediğinizi ve neler olduğunu anlamak istediğinizi söylemelisiniz.
3. Doğru konu hakkında açık konuşun. Bu adım özellikle sizin sorununuza odaklanır. Crucial Conversations ( Kritik Konuşmalar) ve Crucial Accountability ( Kritik Hesap Verebilirlik) eğitimlerinde liderlere, içerik, model ve ilişki anlamına gelen İMİ modelini öğretiriz. İMİ, konuşmaya doğru yerden başlamanıza yardımcı olan altın stratejidir.
Hesap Verebilirlik Eğitimi
Eğer karşılaştığınız sorun ilk defa oluyorsa, sadece o içerik hakkında konuşmanız gerekir. Örneğin, “Cem, raporu salı günü saat 14: 00’de ileteceğin konusunda anlaşmıştık çarşamba öğlene kadar rapor elime ulaşmadı. Hayırdır, ne oldu?” diyebilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken husus bunu yaparken sadece belirli bir konu ve davranıştan bahsetmelisiniz.
Bu davranış tekrar ediyor ise, sorun ya da davranış artık bir alışkanlık haline gelmiştir. Biz buna model diyoruz ve artık tek seferlik bir durumu değil bu modeli ele almanız gerekir. Örneğin, “Cem, son üç haftadır, salı günkü raporları çarşambaları teslim ediyorsun. Neler oluyor?” Cem size dün bilgisayarında bir problem olduğunu söylerse, sizde “Elbette dün başına ne geldiği ile de ilgileniyorum, ancak raporu üç haftadır peş peşe zamanında teslim etmemiş olman konusuyla şu anda daha çok ilgileniyorum” diyebilirsiniz. Yani artık karşınızdaki ile yüzleşirken tek seferlik bir durumu değil alışkanlık haline gelmiş bir davranışı ele alabilirsiniz. Bu konuşma Cem'in raporu zamanında sunma taahhüdünü engelleyen motivasyon ve yetkinlik sorunlarını teşhis etmenize olanak tanır. Konuşmayı, Cem'in raporu Salı günü saat 14:00'e kadar vermemesinin başka sebepleri olup olmadığını sorarak ve önümüzdeki hafta raporun zamanında teslim edilmesi ile ilgili beklentinizi netleştirerek sonlandırabilirsiniz. Unutmayın mükemmel performans, net beklentilerle başlar.
Ve şimdi İMİ modelindeki son strateji olan ilişki konusuna bakalım. Sanıyorum sizin durumunuzda karşınızdaki ile bir ilişki konuşması yapmanız gerekiyor. Şunun gibi olabilir: “Cem, raporları Salı günü saat 14: 00’de teslim etmeyi taahhüt etmiştin ve şimdiye kadar bu teslim tarihlerinin dörtte üçünü kaçırdın. Seninle bu konuda birkaç defa konuştuk ve bana aslında raporu geciktirmene engel olacak hiçbir şeyin olmadığını söyledin. Artık sen bir taahhütte bulunduğunda sözünü tutacağın konusunda sana güvenemeyeceğimi düşünüyorum. Bunun neden olduğundan emin değilim ancak bu durum kesinlikle iş ilişkimizi etkiliyor.”
Bu raporlar konusunda Cem'in görevlerini unutması, yapmaması, ağırdan alması ya da ayak sürmesi hakkında konuşmak için iyi bir fırsattır. Cem’in verdiği cevaba dayanarak, kademeli disiplin sürecini başlatmanız gerekebilir. Bunun yeterince sert olmadığını düşünenler için özellikle belirtmeliyim ki bu yazıda bir çok yöneticinin bir miktar tolerans gösterebileceği bir örnek üzerinden ilerledim. Tolerans gösterilmesi mümkün olmayan ve hayati sonuçlara neden olan performans farkları konusunda daha hızlı ve daha sert tepkiler verilebilir.
Yıllardır performans kültürü yaratmak isteyen şirketlerdeki yöneticilere koçluk yapıyoruz. Onlara, karşınızdaki ile “Açık konuştunuz mu?” diye sorduğumuzda kendilerinden çok emin şekilde “Tabii ki” diye yanıtlıyorlar. Sonra “Ne konuştunuz?” diye soruyoruz. Cevaplardan görüyoruz ki yöneticiler sıklıkla; zor olanla ilgili değil kolay olanla ilgili, karmaşık olanla ilgili değil basit olanla ilgili, model veya ilişki ile ilgili olanla değil içerikle ilgili olanı konuşuyorlar.
Doğru konu hakkında açık konuştuğunuzda; görevin önemli olduğunu, görevi olması gerekenden daha zorlu hale getiren engeller varsa bunları baştan bilmek istediğinizi ve görevin tamamlanacağından emin olmanızın çok önemli olduğunu belirten bir mesaj gönderirsiniz. Bazen İMİ'nin en zor adımı olan ilişki konuşmasını yapmak, artık laçka haline gelen ve çok sık ve tekrarlanan sıradan konuşmalar yapmanıza gerek kalmaksızın, yüksek performans beklentinize dair talebinizi net şekilde göstermenize yardımcı olur.
Özet olarak, öncelikle ilk iki adımı uyguladığınızdan emin olun ve ardından her zaman doğru konu hakkında konuşun. Bunu yaptığınızda, kalıcı bir çözüm bulma olasılığınız daha yüksek olacaktır
İyi dileklerimle,
Bahar
