Günümüzün kurumsal dünyasında modern şirketler genellikle bir toplantı çılgınlığından, bir başka deyişle, çok fazla verimsiz toplantı yapma hastalığından mustarip. Bu hastalıkla savaşmak ve toplantıların kalitesini iyileştirmek için, uzmanlar bazı teknolojik araçlar icat ettiler. Ancak burada insan faktörünü unutmak elbette büyük bir hata olur! Bu teknolojileri Success Programme olarak biz hem kullanıyor hem de müşterilerimizin dijital dönüşüm projelerine entegre ediyoruz.
Kısacası verimsiz toplantılara son vererek, bunun yerine kolektif zekâya odaklanıp, çalışma arkadaşlarınıza sırtınızı yaslayarak, dijital toplantı araçlarının yardımı ile yapıcı katılımcı ve paylaşımcı toplantılar yapmaya başlayabilirsiniz.1. En önemli kuralı unutmayın: Toplantı = Bir projede ilerlemek
Kim kendini sabahın 9’unda etrafı kendisine boş boş bakan iş arkadaşlarıyla çevrili vaziyette bulmak ister? Toplantı sırasında tartışılması gereken önemli ve acil durumların listesini yaparak gündemi önceden belirleyin. Hazırlık sürecine ekibinizi de dahil ettiğiniz takdirde, toplantıya katılımları artar ve her birinin projelerinde ilerlemesini sağlayacak yanıtlar bulmanız kolaylaşır.
2. Çalışma arkadaşlarınızın kendilerini ifade etmesine izin verin
Salondaki herkesin kalkıp konuşmasını istemenize gerek yok: Bazı çalışma arkadaşlarınız hiç yorum yapmaksızın evet ya da hayır derken, diğerleri kendi fikirlerinin hiçbir önemi olmadığı izlenimine kapılabilir. Buna çare olarak, toplantılarınızın etkinliğini artırmak ve zamandan kazanmak için, teknolojinin yardımı ile canlı kamuoyu yoklaması (live voting) ya da sözcük bulutu (word cloud) uygulama araçlarını kullanarak, çalışanların toplantılarda her birine kendini ifade etme fırsatı tanıyabilirsiniz.
3. Yeni projeleri sunmaya zaman bırakın
İnsanlar toplantılardan genellikle “Aynı tas aynı hamam,” hissiyle çıkarlar. Yürürlükteki kimi projelerle ilgili bazı çözümler bulmuş olabilirsiniz, ancak geçen haftaki toplantıdan bu yana ancak bir arpa boyu yol kat ettiğiniz izlenimi bâkîdir. Belirlenen toplantı süresi içinde yeteri kadar yeni çalışma alanı belirlenemediyse toplantınız verimsizdir. Peki ne yapacaksınız? Toplantının sonunda, çalışma arkadaşlarınızın yeni projelerden söz edebilecekleri 15 dakikalık bir süre bırakın.
4. Toplantı raporlarınızı birer soru formuna dönüştürün
Kimsenin okumadığı o raporu tekrar tekrar göndermek yerine, yenilikçi bir dijital anket kullanın. İşte birkaç örnek anket sorusu:
- Projelerde ilerlemek için gereksinim duydukları bütün cevapları aldılar mı? Yanıt hayırsa sorunu tespit edebilirsiniz.
- Tartışılan konulardan hangisi en yararlısıydı?
- Hangi konuyu daha çok geliştirmek istiyorlar?
Bu dijital geri bildirim size bir sonraki toplantıyı iyileştirmekte kullanabileceğiniz rakamlar, istatistikler ve fikirler verir.
5. Çalışma arkadaşlarınızı yeni teknolojik araçlarla tanıştırın
Ve bırakın teknoloji size yardım etsin! Toplantı yönetmek, yöneticilerin düzenli olarak karşılaştığı güçlüklerden biridir. Success Programme, ekibinizin katılımını sağlayıp onu toplantılarınızın itici gücü haline getirecek etkin bir çözüm sunmakta.
Eğlenceli interaktif toplantı araçları kullanmak, çalışma arkadaşlarınızın toplantıya daha fazla katılmasını sağlar. Örneğin, canlı kamuoyu yoklamaları, (live voting) örgütsel bariyerlerin ve huzursuzluk ve rahatsızlık hislerinin aşılmasına yardımcı olur: Herkes yönetici tarafından kınanma kaygısı olmaksızın kendi fikrini ifade edebilir. Ve toplantının sonunda, açık karar ve çözümlerden yoksun uzun raporlar yerine, otomatik olarak üretilen istatistikler ve çok daha kesin ve anlaşılır veriler elde edersiniz.
Çalışma arkadaşlarınıza kendilerini dijital toplantı araçları vasıtasıyla ifade etme fırsatı tanıdığınızda, katılımcılar toplantıyı daha verimli hale getiren aktif katılımcılar haline gelirler. Bu geminin kaptanı siz olabilirsiniz, ancak mürettebatınız olmadan pek yol kat edemezsiniz. Takım çalışmasını teşvik edin ve #magicatwork gelsin!
