Üretken Olmak İçin ''HAYIR'' Demeyi Öğrenmek

Sevgili Aykan, Geçenlerde üstüne fazla yükümlülük alan kişiler hakkındaki bir konuşmanızı dinledim. Konuşmanızda ‘’yapılacaklar’’ listesini yönetmek için bazı yollar önerdiniz. Bence bunlar gerçekten de faydalı fikirlerdi. Peki ya ilişkinin diğer tarafında olan biz yöneticiler ne yapmalıyız? Ben teknoloji departmanından sorumlu bir yöneticiyim, yaratıcı ve zeki insanlardan oluşan güzel bir ekiple çalışıyorum. Teknoloji biriminin doğası gereği oldukça fazla sayıda operasyonel işimiz zaten var. Bununla birlikte ekibimdeki kişilerin bazıları, diğer departmanlardan anlık gelen taleplere hayır diyemiyor.

Şirketin ulaşmak istediği stratejik hedeflerle ilgili paralelde yürütmemiz gereken birçok proje de var. Departmanımızdaki bazı kişiler şirketteki herkese mavi boncuk dağıtıp, onlarla aralarını iyi tutmak için kendilerinden istenen her şeyi yapmayı kabul ediyorlar. Sonuç olarak, ekipteki diğer kişiler ben dahil ya elimizdeki projeler için bu kişileri beklemek ya da onların açıklarını kapatmak durumunda kalıyoruz. Bu durum sadece departmandaki diğer çalışma arkadaşlarımı etkileyen bir durum da değil aynı zamanda dış tedarikçilerimizi de olumsuz etkiliyor çünkü dış kaynak desteği aldığımız projelerde terminlere bağlı hareket edemiyoruz. Bu konu gündeme geldiğinde de daha konuşmanın başında  gerginlik çıkıyor çünkü bu kişiler çok yoğun olduklarını, çok çalıştıklarını, ancak işlerin yetişmediğini, üstüne üstlük kıymetlerinin de anlaşılmadığı şeklinde bir kurban rolüne bürünüyorlar.  Böyle bir durumda ekibimin daha verimli ve üretken çalışmasına yardımcı olacak stratejileriniz var mı?

İmza,
Yüzleşemeyen Yönetici

Sevgili Yüzleşemeyen Yönetici,

‘’Kritik Konuşmalar’’ (Crucial Conversations) becerileriyle doğru diyaloğu kurarak ekibinizdeki üretkenlik alışkanlıklarını değiştirebilirsiniz. Get Things Done kitabının yazarı David Allen “Herhangi bir şeyi yapabilirsin, ama her şeyi yapamazsın” der. Üretkenlik, bir kişinin evet ve hayır deme yetkinliğine bağlıdır. Siz yönetici olarak bu becerileri sergileseniz bile eğer ekip arkadaşlarınız bunu yapamıyorsa işler zorlaşabilir. Bu durumda ekibinizin üretkenlikle ilgili alışkanlıklarını ele almak için bazı kritik konuşmalar yapmanız gerekebilir. Size yararlı olabileceğini düşündüğüm bazı önerilerimi aşağıda sıraladım;

Eğer Bu Kişi Sizin Astınız Olarak Çalışıyorsa;

1. Öncelikle bu kişinin performansının ve kariyer başarısının hem kalıcı hem sürekli olması için geliştirmesi gereken becerilere odaklanmanızı öneririm. Aklınızdaki kaygıları konuşmak için altı ay ya da daha sonraki “resmi” performans değerlendirmesi toplantısını beklemeyin. Usta yöneticiler fark ettikleri konular hakkında çalışanlarıyla düzenli olarak konuşurlar ve çoğunlukla da herhangi bir sorunu gördükleri anda, bunu hemen yaparlar! Eğer harekete geçmeden beklerseniz, işleri daha iyi hale getirmek yerine daha da kötüleştirebilirsiniz. Bazı yöneticiler, çalışanları ile kötü olmamak için,  bazı konuşmaları ya hiç yapmaz ya da sürekli ertelerler. Bu durumu daha vahim hale getirir ve kendisini de riske sokar. Orta ve uzun vadede kendi kariyerini ve şirketin iş sonuçlarını olumsuz etkileyecek davranışlar sergileyen çalışanlara, bu davranışları ile ilgili, şirkete, yöneticisine ve çalışma arkadaşlarına karşı hesap verme sorumluluğunun olduğunu hatırlatmalısınız. Bu noktalar yöneticisi tarafından kendisine hatırlatılmadığında, bu davranışların yaratacağı olumsuz sonuçlardan sorumlu olacak kişi aynı zamanda kişinin yöneticisi de olacaktır.  Çünkü bu süre içerisinde, çalışanın, şirkete, kendi çalışma arkadaşlarına, departmanına, tedarikçilere ve belki dolaylı yoldan müşterilere verdiği küçük büyük zararların sorumlusu, buna müsade ettiği için yöneticisi de olacaktır.
2. Çalışanınızın davranışını, ONUN en çok önem verdiği şeylerle ilişkilendirin. Bunu yapabilmeniz için onun aslında neye değer verdiğini, nelerden motive olduğunu, onu sabah yataktan neyin kaldırdığını bilmeniz gerekir. Bilmiyorsanız, en kısa sürede bunu öğrenin. ( Kariyer gelişimiyle ilgili anlamlı bulduğu ilk üç veya dört hedefi ve vizyonunu keşfedin. Bunu yaptıktan sonra, günlük yaklaşımlarıyla (onay almak için herkese ve her şeye evet demesi,  bu yüzden öncelikli işlerini yetiştirememesi ve bu açığı kapatmak için diğerlerini suçlaması gibi) uzun vadeli kariyer hedefleri arasındaki potansiyel kopuklukları görmelerine yardımcı olun. Yarım yarım çok fazla şey yapmaya çalışmanın, daha az hassasiyet, düşük verimlilik ve zayıf odaklanmayla sonuçlandığını görmesini ve kendisini asıl vizyonundan, kariyer hedeflerinden nasıl uzaklaştırıyor olduğunu farketmesini sağlayın.

Mesele şu ki, çoğunlukla evet  diyoruz çünkü uzun vadeli hedeflerimizi gözden kaçırıyoruz ve acil taleplere cevap vermeye takılıyoruz. Oysa uygun şekilde hayır demeyi öğrenmek kariyerimiz, ailemiz ve kuruluşumuz için çok daha iyi sonuçlar getirebilir. Özetle çalışanınızın, mevcut davranışları ile bunların uzun vadeli sonuçları arasındaki bağlantıyı görmesine yardımcı olun.

Eğer Bu Kişi Sizinle Paralel Pozisyonda Bir Meslektaşınız Ya da Üstünüzse

Ona bu durumdan etkilenen ama ilk bakışta görünmeyen kurbanları gösterin. Söz konusu kişi/kişiler “her şeye evet” deme alışkanlığının sizi ve ekibin geri kalanını nasıl olumsuz yönde etkilediğini fark etmeyebilirler. Onların sergiledikleri davranışları sessizce hazmetmeye çalışmak veya onun hakkında diğer kişilerle konuşmak (aslında dedikodu yapmak) yerine, davranışlarının doğal sonuçlarını diğer ekip üyelerinin iş süreçleri ve sorumlulukları ile ilişkilendirerek görmesine yardımcı olun.

Ayrıca, tüm ekibin evet ve hayır demekle ilgili beklentileri benimsemelerine yardımcı olmak için, bu fikirleri bir ekip toplantısında konuşabilirsiniz. “Esas önceliklerimizle ilgili olmayan taleplere evet dediğimiz durumlar olduğunu görüyorum. Bazen bunda benim de suçum oluyor. Bunun sonucunda, bazen önemli teslim tarihlerini kaçırıyoruz ya da bazen birbirimize olan güvenimizi riske atıyoruz. Bunun için endişeleniyorum. Siz ne düşünüyorsunuz?” diyerek konuya girebilirsiniz.

Sevgiler,
Aykan

Crucial Conversations Diyalog Becerilerini Öğrenmek Mi İstiyorsunuz?