Merhaba ben; Bahar Şen.
Merhaba ben; Aykan Raşitoğlu.
Böyle Gitmez Podcast serimizin 7.yayınına hoş geldiniz ve bizi dinlediğiniz için teşekkür ederiz.
Misyon
Aykan>Bu Podcastimizde; çalışanların, yöneticilerin, şirketlerin yani işverenlerin kabul edilemez davranışları ve yaklaşımlarını ele alıyor ve artık böyle gitmez diyoruz. Sadece böyle gitmez demiyoruz aynı zamanda her hafta çözüm yollarını sizlere aktarıyoruz.
Geçtiğimiz Haftanın Özeti
Aykan>Geçtiğimiz hafta işyerlerinde bilinçsizce yapılan cinsiyet ayrımcılığını konuşmuştuk. Bu yayın, İtunes’da, Spotify’da ve Soundcloud’da yerini aldı. Peki Bahar bu hafta ne konuşacağız?
Bu Haftanın Konusu
Bahar>Bu hafta şu sıralarda çok havalı bir laf olarak özellikle uluslarası şirketlerde sıkça adı geçmeye başlayan hesap verebilirlik konusu hakkında konuşacağız. Bu kavramın anlamı tam olarak neyi konuşmanın yanı sıra kendimizi, ya da diğer insanları nasıl hesap verebilir kılarız bunu tartışacağız.
Aykan>Yani hesap sormayı mı anlatacaksın bu hafta?
Bahar>Hayır tam olarak değil.
Aykan>Sorumluluk sahibi olmayı mı anlatacaksın?
Bahar>Tam olarak o da değil.
Aykan>O zaman nedir tam olarak bu hesap verebilirlik? Türkçede çok da kullanılan bir kelime değil sonuçta!
Bahar>Sözlük anlamını aktaracak olursam; hesap verebilirlik; bir kişinin vardığı sonuçlardan ve eylemlerinden sorumlu tutulması zorunluluğudur.
Aykan>Hesap verebilirliğin olmaması ne gibi sorunlar ortaya çıkarabilir?
Bahar>Burada birbiriyle ilişikli iki farklı sorun var aslında, ilki insanların yaptıkları ya da yapmadıklarından ötürü vardıkları sonuçtan kendilerini sorumlu tutmaması, diğeri de bizim bu konuyu karşımızdaki kişiyle konuşmakta ve yüzleşmekteki zaafımız. Bu iki konuyu anlamak ve yönetmek hayatımızda düşündüğümüzden de önemli bir rol oynar aslında!
Bahar>Çoğu ailenin dağılışı, ekiplerin performans sorunları ve kurumsal başarısızlıklar, insanların ya yüzleşemediği ya da yetersiz bir şekilde yüzleştiği kronik sorunların doğal bir sonucudur. Sorunlarla yüzleşmek demek beklentinizle gerçekleşen arasında bir fark oluştuğunda bu konuda karşımızdaki kişiyle yüzleşmek anlamına gelir.
Bahar>Hesap verebiİirlik İngilizce’de Accountability olarak ifade ediliyor. Responsibility yani sorumluluktan daha farklı bir anlam taşıyor. Şöyle ki siz bir pozisyonun görev tanımını çok net bir şekilde tarifleyebilirsiniz. Ve o pozisyonu dolduran kişe de tüm bu görevleri bir checklist gibi yerine getirebilir. Ancak istenen sonuç alınamayabilir. O zaman o kişi de ben sorumluluklarımı yerine getirdim, deyip omzunu sallar ve ortaya çıkan sonucu sahiplenmezse hesap verebilir davranmış olmaz. Örnek verecek olursam, bir raporun hazırlanması için başka bir departmandan gelecek bilgiye ihtiyacı olan birisi, çok yoğun olan bu departmana prosedür gereği bir mail atmış ve o bilgi gelene kadar herhangi bir şekilde konunun takibini yapmıyor ve rapor gecikiyor gibi.
Aykan>Yurt dışında hesap verebilirlik iş hayatında son 50 yıldır kullanılan bir kavram. İnternette araştırdığınızda yabancı sitelerde bu kavramdan bahseden sayısız makale bulabilirsiniz. Ama Türkçe olarak bu konuda bilgiye ulaşmak daha zor. Hesap verebilirlik ülkemizde daha yeni popüler olmaya başlayan ya da iş hayatında kullanılmaya başlayan bir kelime. Halen eğitimlerde hesap verebilirlik dediğimizde, birçok insan uzunca bir süre kavramı kafalarına oturtmakta zorlanıyor. Sebebi şu, hesap verebilirlik iş hayatımızda yok, çünkü eğitim sistemimizde yok. Dolayısıyla ne hesap vermeyi tam olarak biliyoruz ne de başkalarını hesap verebilir tutmayı bilmiyoruz. Bu durum da bize, şirketimize, müşterilerimize olumsuz yansıyor. Dünyayı değiştiren şirketler hesap verebilirliği şu anda bir şirket stratejisi haline getirdiler… Dijital dönüşüm yetkinliği.
Bahar>Kendimizi hesap verebilir durumda tutmak kadar, diğer insanları hesap verebilir kılmak da önemli bir yetkinlik! Mesela şöyle bir senaryo düşünelim; kariyerinizi planladınız ve kariyerinizdeki hedeflere ulaşmak için öğreneceğiniz, söyleyebileceğiniz ve yapabileceğiniz tüm harika şeyler için güzel planlarınız vardır.Ta ki bir şey araya girene kadar.
Aykan>Nedir o?
Bahar>Diğer insanlar !!!
Bahar>Ve hiçbir şey planladığınız gibi gitmemeye başladı! Çünkü diğer insanların tavır davranış ve iş yapış şekilleri size zarar vermeye başladı. Bu durumda ne yaparsınız? Nasıl olur da İlişkilerinizde arayı bozmadan, bir projeyi ve hatta kariyerinizi riske atmadan, meslektaşlarınızla, astlarınızla ve yöneticinizle onların davranış ve performans sorunlarını ele alabilirsiniz? Başkalarını nasıl hesap verebilir kılarsınız?
Aykan>İnsan bazen diğer insanlar olmasa hayatta her şey çok kolay ve güzel olabilirdi diyor, öyle değil mi? Ama diğer yandan da insan insana muhtaç!
Bahar>Evet durum ortada ki, ıssız bir adada yaşamıyoruz ve başkalarıyla etkin bir şekilde çalışmak, bireysel başarımızı çok etkiliyor. Bu durumda, siz bazı sonuçları elde etmeye çalışırken eğer diğer insanlar, taahhütlerini ya da sözlerini yerine getirmiyorsa ve üzerlerine düşeni yapmıyorsa bu durum hem sizi hem de kuruluşu etkiler! Biz bugün taahhütlerini yerine getirmeyen diğer insanları nasıl hesap verebilir kılarız, bunu konuşacağız. Böyle gitmez diyeceğiz.
Bahar>Şimdi bunu söylediğimde hesap verebilirlik hakkında diğerleriyle konuşmak başkalarının işine karışmak gibi anlaşılabilir.
Aykan>İşte tam da bu bakış açısı yani, “başkalarının işine karışmak” gibi görülmesi, bireylerin ve kuruluşların hesap verilebilirliğin faydalarını anlamalarını engelliyor. En hafif haliyle birçok kişide nahoşluğu çağrıştırır. Mesela hesap verebilirlik, hesap sormanın bir cevabı gibi düşünülebilir. Hani vardır ya hesap vereceksin! Bu söylem birçok insanın aklında bir tehdit yaklaşımını çağrıştırır dolayısıyla bu yerleşmiş inançtan dolayı kişilerde hesap soruyorsun algısı bir tepki oluşturur. Bunun sonucunda karşınızdaki kişi üstünüz değilse “herkes kendi işine baksın” veya “güzel bir şey söyleyemiyorsan, hiçbir şey söyleme” gibi kültürel koşullandırmamıza yenik düşeriz bu da açık konuşma konusunda ya da hesap verebilirlik konuşması yapma konusunda karşınızdaki insanlara geri adım attırır.
Bahar>Aykan senden rica etsem ‘’hesap verebilirliğin’’ değerinden yani öneminden bahseder misin?
Aykan>Bu konuda uzmanlar ne diyor onu paylaşabilirim. İş performansı konusunda dünyada önde gelen sosyal bilimci ve Kritik Hesap Verebilirlik yazarlarından biri olan Joseph Grenny,
Aykan>"Herhangi bir ilişkinin, ekibin veya kuruluşun ne kadar sağlıklı olduğu, sorunların tespit edilmesi ve bu sorunların tartışılması arasında geçen süre ile ölçülebilir ” diyor.
Bahar>Çok çarpıcı bir iddia!
Aykan>Evet ; ve şunu da ekliyor; bu kısmı okuyacağım size; Dünyanın en iyi performansa sahip kişilerini diğerlerinden ayıran becerileri incelediğimizde, bu kişilerin çoğu durum karşısında diğer herkes gibi davrandıklarını gördük. Onları diğerlerinden ayırt eden beceriler; çatışmalar, anlaşmazlıklar ve sorunlar ortaya çıktığında belirginleşiyordu. En iyi performans gösterenler, çatışma ile karşı karşıya kaldıklarında bir yıldız gibi parlıyorlardı ki bu da kritik anlarda sergiledikleri davranışları ayrıştırmamızı sağladı. On bin saatten fazla gözlem ve otuz yıllık bir araştırma süresinden sonra, şunu emin bir şekilde söyleyebiliriz ki: hemen hemen her kişisel veya kurumsal sorunun kökeninde ya yetersiz kalmış ya da hiç gerçekleşmeyen bir konuşma bulunuyor.
Bahar>Dinleyicilerimizin bu ifadenin doğruluğunu ve etkisini anlamaları için, bir durup düşünmelerini istiyorum. Size sorsam, geçmişinizde kalmış ya da önünüzde bulunan, kişisel ya da profesyonel yaşamınızdaki büyük küçük tüm sorunları göz önünde bulundurun ve bu sorunları kökenine kadar takip edin. Sonuçların karşınızdakinin söz verdiğinden veya beklentinizden farklı olduğunu konularda, doğru kişiyle, etkili ve açık bir şekilde konuşma konusunda kendinize yeteri kadar güvenseydiniz, ve hesap verebilirlik konuşmalarını doğru şekilde yapsaydınız bu sorunlardan kaç tanesi hafiflerdi veya çözülürdü?
Bahar>O halde, ilişkilerinizin ve takımlarınızın sağlığı, ekibimizde diğer tüm üyelerin kibar, dürüst ve çalışkan olma yetkinliğine dayanmaz. Ya da zeka, duygusal zeka ve yetenek bunun gizli malzemeleri değildir. Bu özellikler başarıya katkıda bulunsa da sağlıklı ve sağlıksız kuruluşları birbirinden ayıran şey, sorunları ve beklenti farklarını etkin bir şekilde ele alma isteği ve yetkinliğidir. Defalarca gördük ki, insanlar açıkça konuşmada iyileştikçe, maliyet, kalite, güvenlik, bağlılık ve üretkenlik de artmakta.
Aykan>Kısacası, yaşanan bir hayal kırıklığı, tutulmamış bir söz, ihlal edilmiş bir beklenti veya kötü bir davranış, elde etmeye çalıştığınız sonuçlarla sizin aranızda bir engel olarak duruyorsa, açıkça konuşmanın ve birisini hesap verebilir kılmanın vakti gelmiştir diyoruz. Bu konuşmayı ne kadar iyi ve ne kadar çabuk yaptığınız, barış ve kargaşa, kar ve zarar, başarı ve başarısızlık arasındaki farkı tanımlayacaktır.
Bahar>Son zamanlarda yapılan bir ankette, çalışanların %93’ü en az bir zor insanla (davranışsal veya performans standartlarına uymayan bir kişi ile) çalıştığını bildirdi. Bu kadar yoğun olmasına rağmen neden böyle kötü davranışlar ele alınmıyor?
Aykan>Tek kelimeyle söylersek: korku.
Bahar>Evet yüzleşmekten ve bunun kötü sonuçlardan korkuyoruz. Misillemeden, öfke patlamasından, bir projeyi veya pozisyonu tehlikeye atmaktan veya saygı duyduğumuz insanları sorgulamaktan korkarız.
Aykan>Buna Onaylanmamak, aramızdaki ilişkinin tehlikeye girmesi gibi başka korkular da ekleyebilirim.
Aykan>Kritik anlarla karşılaştığımızda, çoğumuz bir şey söyleme eğiliminde değiliz ki bu sadece sorunu devam ettirir. Ya da bir şekilde açık konuşma cesaretini toplarsak, genellikle bunu eleştirel, kaba, keskin bir şekilde veya sorunu daha da kötüleştiren veya tamamen yeni bir sorun yaratan kabiliyetsizlikle yaparız.
Bahar>Sonuç olarak, iki kötü alternatif arasında sıkışıp kaldığımızı hissederiz. Ya susacağız ya sertleşeceğiz. Kapana kısıldığımızı hissettiğimizde konuşmakta tereddüt ederiz ki bu da başka bir beklenti farkıyla sonuçlanır: yani bir şeyi görürsünüz ve konuşmayarak siz de başka bir beklenti farkı yaratırsınız. Tutulmayan sözlerden, kötü davranışlardan ve ihlal edilen normlardan kaynaklanan tüm sıkıntılara rağmen, bunları hızlıca açık konuşmayarak örtbas edersiniz.
Aykan>Bugün konumuzla ilgili USA’da yapılan bir anket sonucunu yorumlayacağız. Bu anket Türkiye temsilcisi olduğumuz ve USA’da top 20 eğitim şirketlerinden olan VitalSmarts tarafından gerçekleştirildi. VitalSmarts’ın bu anketi, ABD’de de hesap verebilirlik kavramının, son 50 yıldır iş hayatında olmasına rağme, işyerlerinde hesap verebilirlik kültürünün halen istenilen seviyede olmadığını gösteriyor ama detaylarını Bahar’ bırakacağım. Bu araştırmada elde edilen sonuçların bazılarını dinleyicilerimizle paylaşalım mı?
Bahar>Tabii, VitalSmarts 792 çalışan ile yaptığı ankette şu sonuçları buldu;
Aykan>-%52’si meslektaşlarının uygun olmayan kısa yolları kullanması, detaylara dair yetersiz dikkati, tamamlanmayan işler gibi performans sorunlarını konuşmakta tereddüt ediyor.
Bahar>-%49’u alınan politik kararlar nedeniyle kasıtlı olmayan negatif sonuçlar ortaya çıkmaya başladığında, bu konuda açıkça konuşmak için bir haftadan fazla bekliyor.
Bahar>Ve insanlar ne kadar uzun süre beklerse, sonuçları o kadar pahalıya mal olur. Ankete katılanlar, bir sorunun tanımlanması ile bununla ilgili dürüst, içten ve saygılı bir konuşma yapılması arasında üç gün veya daha az bir süre geçtiğinde yaklaşık 5.000$'ın boşa harcandığını tahmin ettiler. Ancak gecikme süresi beş gün ve daha fazla süreye uzadığında, maliyet 25.000$’ı aşıyor.
Aykan>Aslında hesap verebilirlik konuşmaları yapma fırsatı her gün doğar. Ofisin mutfak kurallarına uymamaktan, ciddi yasal sonuçları olan büyük etik ihlallere kadar hesap verebilirliğin çeşitleri vardır. Şimdi bu senaryolardan bazı örnekleri konuşalım.
Aykan>Ofiste oybirliğiyle mutfağı temiz tutmaya ve koku yapan öğle yemeklerini mutfağa sokmamaya karar verdiniz. Yine de iş arkadaşınız Ahmet, kirli saklama kabını her defasına lavaboda bırakıyor. Musluğun üzerine yapıştırılmış olan “Lütfen bulaşıklarınızı lavaboya bırakmayın” işareti dahi onun davranışını etkiliyor gibi görünmüyor. Bu ilk başta sinir bozucuydu ama kurallara nazikçe uymaya devam eden geri kalanınıza artık saygısızlık olduğunu hissettirmeye başladı. Bir şey söylemeli misiniz? Sonuçta, bu sadece kirli bir tabak.
Bahar>Diğer bir örnekte ise; ürün geliştirme ile pazarlama ekibinin birbirine yakın çalışması gerekiyor. Pazarlama ekibi sürekli tekrarlayan bir şekilde teslim tarihlerinin birkaç gün gerisinde kalıyor. Bu sadece sinir bozucu değil, aynı zamanda üretim programını da etkiliyor ve şirkete bir maliyet yaratıyor. Ama yinede, farklı şartlar ve parametreler altında çalışan koca bir ekibin hepsini aynı kefeye koyarak nitelendirmek çok rahatsız edici. Üzerine düşeni yapanları gücendirmeden kaybedilen paraların üzerine nasıl ışık tutabiliriz?
Bahar>Böyle durumların üstesinden nasıl gelirsiniz? Biraz da bundan bahsedelim. Sessizliğe mi gömülürsünüz, su sebilinin yanında komplo mu kurarsınız, her dinleyene ağlanıp sızlanır mısınız? Belki etkin bir şekilde açık konuşursunuz ama karşınızdaki kişiler savunmacı hale geldiğinde raydan çıkarsınız. Stratejiniz her neydiyse (ya da yoksa bile), hangi beceriler, zayıf performansı veya kötü davranışı hızlı ve etkin bir şekilde ele almak için dinleyicilerimize yardımcı olabilir.
Aykan>Burada sizlere 3 beceri hakkında bilgi vereceğiz.
Aykan>Birincisi; kafanızdaki hikayeyi aslına çevirme.
Aykan>Tutulmayan sözler, ihlal edilen beklentiler ve kötü davranış söz konusu olduğunda, çoğumuz kendimize bir hikaye anlatırız. Bunu nasıl yaparız?
Aykan>Önce görür duyarsınız.
Aykan>Bu veriler ile kafanızda bir hikaye yazarsınız (mesela takım arkadaşınız disiplinsiz biridir).
Aykan>Yazdığınız hikaye size bir duygu hissettirir ve siz de bu duyguya göre hareket edersiniz.
Aykan>Bunun sonrasında ya yetersiz bir karşılık veririz ya da hiç karşılık vermeyiz.
Aykan>Bir sonraki eylem (ya da eylemsizlik) süreci, hınç, takım moralini bozulması, liderliğe saygısızlık, zaman ve gelir israfı gibi sıkıntılı sonuçlara yol açar. Bu sıkıntılı sonuçların sorumlusu kötü davranan şahıs değil, kendimiz ve kendimize anlattığımız hikayelerdir.
Aykan>Dolayısıyla Birisiyle yüzleşmeden önce kendinize şunları sorun:
-
Bu yaşanılan duruma benim nasıl bir katkım oldu?
-
Diğer kişi, bu durumun ortaya çıkmasına neden olacak ne gibi şeyler yaşıyor olabilir?
-
Görmediğim değişkenler var mı?
-
Onun yerinde olsaydım bana nasıl yaklaşılmasını isterdim?
-
Bu konuşmanın başarılı sonucu nasıl bir şey olurdu?
Bahar>Beceri 2: Olumlu Niyeti Aktarma:
Bahar>İnsanlar genelde söyledikleriniz hakkında savunmacı davranmazlar, sizin bunu neden söylediğinizi düşündükleri için savunmaya geçerler; Bu yüzden pozitif niyetinizi hemen belirtin. ‘’Siz muhteşem birisiniz’’, ‘’Burada sizinle olmayı çok seviyoruz’’ gibi samimiyetsiz, şımartan iltifatlardan kaçının ve konuyu dolandırmaktan vazgeçin. Dürüst ve samimi olun.
Aykan>Bu nasıl yapılır?
Bahar>Ortak amaç ve karşılıklı saygıyı kurarak.
Bahar>Ortak amaç; diğer kişi için önemli olan şey hakkında ortak bir anlayışınız vardır. Onun sorunları, hedefleri, mücadeleleri ve başarıları ile ilgilenirsiniz.
Bahar>Karşılıklı Saygı; diğer kişiyle önemsersiniz ve ona saygınız vardır. Belki buna dair örnekleri versek daha anlaşılır olabilir.
Aykan>Etkinlik hakkında konuşmak ve her ikimizin de istediği hedefe ulaşıp ulaşamayacağımızı görmek istiyorum. Eğer birimiz mutlu olmazsa, kimse kazanmaz.
Bahar>Bunun senin için önemli olduğunu biliyorum ve benim de önemsediğimi bilmeni isterim.
Aykan>Pozisyonunu anlıyorum ve bunun ne kadar zorlu olabileceğine dair saygım çok büyük, dolayısıyla istiyorum ki…
Bahar>Seninle bazı geri bildirimleri paylaşmak istiyorum çünkü senin geliştiğini görmek isterim. Eğer umursamasaydım, böyle dürüst olmazdım.
Aykan>Her hesap verebilirlik görüşmesinin başlangıcında olumlu niyetlerinizi açıkça belirtip, mesajınızı olumlu niyetle çerçevelendirdiğinizde iki şey yapmış olursunuz: yanlış anlama ihtimalini azaltırsınız ve kullandığınız kelimeleri ve eylemlerinizi dayandıracağınız bir rehber hazırlarsınız.
Aykan>Son olarak 3. Beceriden bahsedeceğim: Başkalarını hesap verebilir kılarken, çoğumuz duygularımızla, varsayımlarımızla ve sevimsiz çıkarımlarımızla yönlendirilerek harekete geçeriz. Bu da, karşımızdaki kişiyi hızlı bir şekilde savunmaya geçirir. Fakat 1. ve 2. adımı takip ederek yani hikayelerinizi aslına çevirip, olumlu niyetinizi aktardıysanız, sizi dinleyen bir ekip arkadaşıyla iyi bir başlangıç yapmış olursunuz.
Aykan>Gerçekler; görebileceğiniz, duyabileceğiniz, gözlemleyebileceğiniz ve ölçebileceğiniz şeylerdir. Gerçeklere bağlı kaldığınızda, hikayeleriniz, varsayımlarınız ve söz konusu davranışın yorumlanışı resmin dışında kalır. Buna bağlı olarak, herhangi bir suçlama veya utanma duygusu da resmin dışında kalır.
Bahar>Bir örnek verir misin?
Aykan>Pazartesi günü saat 2'ye kadar bana e-mail ile göndermeyi kabul ettiğini hatırlıyor musun?” Sonra gerçekleşen veya gözlemlenen davranışla ilgili gerçekleri paylaşın. “Taslak çarşamba öğleden sonraya kadar elime geçmedi ve salı toplantısındaki verileri sunmak için çok geç kaldım. Bana ne olduğunu anlatır mısın? Sürecini ve iş yükünü daha iyi anlamak istiyorum, böylece gelecekte buna göre planlama yapabilir ve benzer görevleri tamamlamak için yeterli zamanın olduğundan emin olabiliriz.”
Bahar>Gerçeklerle yönlendirilmek en iyi uygulamadır çünkü anlaşma ya da beklentilerle başlar. Gerçekler, duygulardan arınmıştır. Gerçeklere bağlı kalmak, hesap verebilir kıldığınız kişi için bağlam oluşturmanın nesnel ve kolay bir yoludur.
Kapanış
Aykan>Haftaya Böyle Gitmez dediğiniz başka bir konuda buluşmak üzere,
Aykan>Bu yayını Itunes üzerinden, Spotify üzerinden, Soundcloud üzerinden takip edebilirsiniz. Bu Podcast yayınına abone olursanız ve bildirimlerinizi açarsanız her yeni içeriği yüklediğimizde yayınlardan anında haberdar olabilirsiniz.
Aykan>Bunun dışında bizimle birçok farklı kanaldan iletişime geçebilir, yorum öneri ve fikirlerinizi paylaşabiliriniz.
Bize ulaşabileceğiniz kanallar;
Whatsapp numaramız,
0533 608 79 79
E-mail adresimiz artik@böylegitmezz.com
Facebook ve Twitter üzerinden #Boylegitmezz
Elbette,
Bahar Şen
Aykan Raşitoğlu
LinkedIn hesaplarından ulaşabilirsiniz.
