Hayatında ilk kez bu yıl uzaktan çalışmaya başlayanlar lütfen elini kaldırabilir mi? desem, sanırım çoğunuz elini kaldıracaktır. Bunun doğal sonucu olarak, pek çok kişi yine hayatında ilk kez, toplantılarını Zoom, MS Teams, Google Meet gibi programları kullanarak, yapmaya başladı. Başladı da, acaba bu toplantılar ne kadar etkili şekilde yapılabiliyor? Bu tip online toplantılardan hiç hoşnut olmayan, eskisi gibi toplantılarını yüz yüze yapmayı özleyenlerden çok fazla mail alıyorum. Özellikle sosyalleşmeyi seven bir kişiyseniz, online toplantılara uzun süre direnmiş olabilirsiniz. Ancak artık hepimiz biliyoruz ki, pandemi dönemi geçse bile, online, yani sanal toplantılar artık iş hayatının ayrılmaz bir parçası oldu. İnsanlar bundan böyle bir saatlik bir görüşme için 1-2 saat seyahat etmek istemeyecekler. Elbette gelecekte kahvemizi, çayımızı içerek yüz yüze yapacağımız toplantılar da olacak, ancak en az onlar kadar çok, belki daha fazla sayıda toplantıyı online yapacağız. Öyleyse şikayet etmeyi bir yana bırakıp, bu toplantıların etkili şekilde nasıl yapılacağını öğrenmemiz zorunlu. Bu konuda ilerlemek isteyen bir yöneticiden aldığım maili ve cevabımı aşağıda paylaşıyorum. Bu yazının online toplantılarınızı daha ilgi çekici ve etkili yapmaya yardımcı olacağını umuyorum. Eğer bu önerilerime sizin de eklemek istedikleriniz varsa, lütfen bunları aşağıdaki formla bize iletin.
Sevgili Bahar Hanım,
Malum, sosyal mesafeyi korumak adına, toplantılarımızı 5-6 aydır video konferans ile yapıyoruz, Ancak bu toplantıları etkili şekilde nasıl yapabileceğimizi yeni yeni öğreniyoruz. Bu toplantılarda katılımcıların sözlü olarak ortaya koymadıkları, ancak dikkate alınması gereken bir sürü ipucu oluyor ama, çoğu yöneticimiz bu ipuçlarını okuyamadıkları için bu online toplantıların verimsiz geçtiğini düşünüyorlar ve bu toplantılardan rahatsızlar.
Online toplantılarda insanların toplantıya odaklanmasını sağlamak, katılımı ve geri bildirimi teşvik etmek, bu toplantıları kolaylaştırmak için bize verebileceğiniz ipuçları var mı? Ayrıca, insanları etkileşimde bulunmaya yönlendirmek için önereceğiniz etkili yöntemler var mı? Bu toplantılarda yüz yüze görüşmelerde yaptığımız kadar iyi iletişim kuramıyoruz. Ayrıca insanların konuşmalarını çabucak bitirmek için acele etme eğiliminde olduklarını da fark ediyorum. Belki de konuşurken ekranda kendilerini görmekten rahatsız oluyorlar, bilmiyorum. Bir telekonferans formatında, konuşmaların daha sorunsuz şekilde akmasını nasıl sağlayabiliriz? Herkesin toplantıya gerçekten katılması, fikirlerini, sorularını ve endişelerini paylaşmaları konusunda onları nasıl teşvik edebiliriz?
İmza,
Yorgun Tele Konferansçı
Sevgili Yorgun Tele Konferansçı,
Sorunuz için teşekkürler. Şu anda bizi okuyan çoğu kişinin, sizinle aynı endişelere sahip olduğunu tahmin ediyorum. İnsanların herhangi bir toplantıda dikkatini toplamasını ve toplantıya odaklanmasını sağlamak zaten zordur, bir de insanlar aynı odada değillerse, uzaktan bir toplantı yapılıyorsa, bu daha da zorlaşabilir. Siz 9 dakika boyunca bir konuyu uzun uzun anlatıp, karşınızdakine söylediklerinizle ilgili ne düşündüğünü sorduğunuzda, "Pardon ne dediğini tam anlayamadım, anlattıklarını bir daha tekrarlar mısın" cevabını aldığınızda, bu çok sinir bozucudur. Çünkü aslında bunun anlamı, ''Şu anda kedimi yıkıyordum, seni dinlememiştim'' de olabilir.
Toplantılar genellikle etkisiz geçer, çünkü insanlar toplantıya etkili şekilde katılmak için kendilerini çok az sorumlu hisseder veya hiç sorumlu hissetmezler. Bir toplantı yapmanın 4 temel nedeni vardır:
*Diğer İnsanlar Üzerinde Bir Tesir Yaratmak,
*Karar Almak,*Sorun Çözmek,
*İlişkileri Güçlendirmek.
Bunların hepsi aktif süreçler olduğundan, toplantıya pasif olarak katılanların kaliteli bir iş çıkarmaları çok nadiren olur. Sanal veya yüz yüze her tür toplantının etkili olmasının ön koşulu, katılımcıların gönüllü olarak toplantıya ilgiyle katılımıdır. Bu konuda işinize yarayacak birkaç kuralı aşağıda sıralıyorum:
1-60 Saniye Kuralı.
Öncelikle, gruptakiler problemi tamamıyla hissetmeden önce, grubu asla problemi çözmek için görevlendirmeyin. Problemi deneyimlemelerine yardımcı olmak için toplantının ilk 60 saniyesinde bir şeyler yapın. Mesela sorunu dramatize eden şok edici veya kışkırtıcı istatistikler, anekdotlar veya analojiler paylaşabilirsiniz. Hangi taktiği kullanırsanız kullanın, burada amaç, siz sorunu çözmeye çalışmadan önce, grubun sorunu (veya fırsatı) anladığından emin olmaktır.
2-Sorumluluk Kuralı.
İnsanlar herhangi bir sosyal ortama girdiklerinde, sürekli olarak oradaki rollerinin ne olduğunu belirlemeye çalışırlar. Örneğin, bir sinemaya girdiğinizde, rolünüzü bilinçsizce gözlemci olarak tanımlarsınız, eğlenmek için oradasınız. Spor salonuna girdiğinizde, bir oyuncusunuz, egzersiz yapmak için oradasınız. Sanal toplantılara aktif katılımın önündeki en büyük tehdit, ekiptekilerin bilinçsizce gözlemci rolünü üstlenmelerine izin vermektir. Birçoğu, toplantı davetini aldığında ve toplantıya "giriş yaparken" rollerini bu şekilde tanımlar ve toplantı devam ederken aynı anda başka bir şeyler üzerinde çalışmaya karar verirler. Bu üstü kapalı karara karşı koymak için, sunumunuzun başlarında bir sorumluluk paylaşımı deneyimi yaratın. "Bunun sadece benim bir sunumum değil, karşılıklı bir konuşma olmasını istiyorum, hepinizin katılımına ihtiyacım var" gibi şeyler söyleyerek bunu yapmaya çalışmayın. Bu nadiren işe yarar. Onun yerine, anlamlı şekilde sorumluluk almaları için bir fırsat yaratın. Bunu en iyi şekilde bir sonraki kuralı kullanarak yapabilirsiniz.
3-Saklanacak Yer Yok Kuralı.
Bir şeyden herkes sorumluysa, o şeyden kimse kendini sorumlu hissetmez. Saklanacak hiçbir yer kalmaması için insanlara aktif olarak katılabilecekleri görevler vererek, toplantınızda bunun olmasına izin vermeyin. Bunun için hızlı bir şekilde çözülebilecek bir problem tanımlayın. İnsanları 2 veya en fazla 3 kişilik gruplara ayırarak, çözümü kısa olan bu görevi üstlenmeleri için onlara çok sınırlı bir zaman aralığı ve birbirleriyle iletişim kurabilecekleri bir ortam verin (Video konferans odası, Slack kanalı, mesajlaşma platformu, sesli aramalar). Sonra da çözümlerini alın.
4-Asgari Çalışır Ürün (MVP-Minimum Viable Product) Kuralı-
Hiç bir şey, zihin uyuşturan verilerle dolu slaytları, birbiri ardına ekranda göstermekten daha fazla olarak bir grubu hızla toplantıdan koparamaz. Gruptakiler ne kadar zeki ya da entelektüel olurlarsa olsunlar, eğer hedefiniz onlarla gerçek bir etkileşim ise, gerçekler ile hikayeleri karıştırarak sunmanız gerekir. PowerPoint sunumunuzu MVP'ye uygun en yalın ve sade bir şekilde oluşturun. Başka bir deyişle, grubu bilgilendirmek için ihtiyacınız olan en az miktarda veriyi seçin. Çok hızlı şekilde katılımcıları kaybetmek istemiyorsanız, tek bir ekstra slayt eklemeyin. Karşınızdakileri bilgi bombardımanına tutmanız, onların meseleleri daha iyi kavrayacağı ve konuya daha fazla hakim olacağı anlamına gelmez.
5-5 Dakika Kuralı.
Katılımcılara çözmeleri için başka bir problem vermeden, asla 5 dakikadan fazla duraklamayın. Katılımcılarınız o sırada dikkatlerini dağıtan onlarca unsurla dolu, bambaşka bir yerdeler. Sürekli olarak anlamlı bir katılım beklentisini devam ettirmezseniz, o cazip gözlemci rolüne geri çekilirler ve onları geri getirmek için çok fazla uğraşmanız gerekir. Toplantıyı sonlandırmak için özet bir toparlama sunumu yapmayı veya beyin fırtınası yaparak grup tarafından alternatif çözümler listesi oluşturmayı düşünebilirsiniz. Sonra da nereden başlayacaklarını belirlemeleri için takıma online bir anket veya oylama fırsatı verebilirsiniz.
Bu ipuçlarını, iş ortaklarımız Joseph Greeny ve Justin Hale'in Harvard Business Review'daki makalesinden adapte ettim. Makalenin tamamına linkten ulaşabilirsiniz. Umarım bu özet size yardımcı olmuştur.
Sevgiler,
Bahar Şen
