Sevgili Kritik Beceriler,
Bir danışmanlık firmasının İK departmanında çalışıyorum. Yaklaşık sekiz aydır buradayım ve iletişimle ilgili süregiden bir sorun gözlemliyorum: İletişim yok! Her hafta, düzgün iletişim kurulsa önüne geçilebilecek yeni sorunlarla karşılaşıyorum.
Yöneticilerin bütün departmanla daha iyi iletişim kurmasını nasıl talep ederim? Bana ortada bir sorun olduğunun farkında bile değillermiş gibi geliyor.
Ayrıca herhangi bir sorunu çözemeyecek kadar da meşgul görünüyorlar. Ancak ben, bunu çözmezsem aklımı kaçıracağım.İmza,
Umutsuz İK
Sevgili Umutsuz İK,
Ne yazık ki bu ikilemi yaşayan bir tek siz değilsiniz. Kurum ve takım anketlerine baktığımızda, etkisiz iletişimin her zaman ilk üç sorun arasında yer aldığını görüyoruz. Sizin de deneyimlediğiniz gibi, bu sorun hiç de zararsız değil ve sonuçları oldukça ciddi.
Öyleyse neden çözülmüyor? İlk göze çarpan neden, acil ve görünür önceliklerin, görünmez önceliklerin önüne geçmesi. İnsanlar hedeflerle, teslim tarihleriyle, toplantılarla boğuşurken durup altyapıyı düzeltmeyi düşünemiyorlar. Bir diğer neden, iletişimi iyileştirme konusunun performans değerlendirmelerine nadiren dahil edilmesi. Son olarak, zayıf iletişim, bazen de yöneticiler bunun yol açtığı sonuçları gerçekten göremediği için devam ediyor. Bu sorunların en yakınında duran kişiler bunları su yüzüne çıkarmak için anlamlı bir çaba göstermediği sürece, yöneticiler bunlardan haberdar olsa dahi öncelik haline getirecek kadar “hissetmeyebiliyorlar.” İletişim sorunları için bulunacak herhangi bir çözümün bu noktaları ele alması gerekiyor.
İşte şirketinizde iletişimi geliştirmek için yapabilecekleriniz konusunda birkaç öneri:
1. İletişim kurmak için belli bir zaman ayırın.
İletişimsizlik kaynaklı bir sorun olduğunda, sorunu, olası sonuçlarını ve çözüm önerinizi kısaca yazmayı ihmal etmeyin. Sonra da yöneticinizle bu konuyu konuşabileceğiniz “güvenli” bir ânı kollayın.
Şöyle bir konuşma yapabilirsiniz: “Çözdüğümüz takdirde takımı daha verimli hale getirebilecek bir iletişim sorunu olduğunu fark ettim. Bunun hakkında birkaç dakika konuşmak istiyorum. Bu şubede genellikle projelerimizi önceliklendirmemize yardımcı olacak bilgileri zamanında edinemiyoruz. Gerekli bilgiyi edinene kadar projeyi erteliyor, sonra da teslim tarihine yetiştirebilmek için acele ediyoruz. Bu da çok fazla strese ve bir sürü hataya neden oluyor. Acaba önceliklerimizi gözden geçirmek ve yanıt aldığımız veya çözdüğümüz takdirde daha verimli olmamızı sağlayacak soruları ve iletişim sorunlarını konuşmak için on beş dakikalık bir haftalık görüşme düzenleyebilir miyiz?”
İkinci yaklaşım, yöneticilerin ve hatta takım üyelerinin davranışlarına odaklanıyor. Her seviyede işe yarayan, yaramayan veya noksan olan davranışları tespit edin. Bunları belirleyebiliyorsanız, konuşmaya geçin - önce bir gözlem paylaşıp sonra soru sorarak konuşmayı yönlendirin. Örneğin, “Takım üyelerinden biri size bir projenin durumuyla ilgili bir kaygısından bahsettiğinde, bu sorunla uğraşmaya zaman bulana dek konuyu ertelediğinizi fark ediyorum. Fakat o zamana kadar iş işten geçmiş, proje raydan çıkmış oluyor. Bu durumu düzeltmek için neler yapabileceğimizi konuşabilir miyiz?”
İşe her zaman kendinizden başlamak ve diğerlerine sonra geçmek en iyisidir. Dirençle karşılaştığınız takdirde niyetinizi paylaşın (takımın daha verimli olabilmesi için iletişimi geliştirmeye çalışıyorsunuz).
3. Bir anket yaparak veri toplayın.
Yöneticilerin ve teknisyenlerin dikkatini çekmenin en iyi yollarından biri, veri paylaşmaktır. Yeterli ve anlamlı veri toplayabilmek için bir anket yapın. Anket, üzerinde çalışılması gereken meseleleri tespit etmenize ve en önemli sorunlara çözüm bulmanıza yardımcı olur.
Anketi hazırlarken işe üç soru sormakla başlayın:
a) İşimizi yapmamızı hangi davranışlar sağlıyor?
b) İşimizi yapmamızı hangi davranışlar engelliyor?
c) İşimizi veya takımımızı geliştirmek için önerileriniz ne olur?
Bir keresinde bir yönetici şöyle demişti: “Bir kişi gelip de bir sorun ve bir çözüm sunuyorsa, düşünürüm. Aynı sorun ve çözüm, bir grup çalışandan geliyorsa onunla ilgilenirim.” Demek ki, yönetimin dikkatini çekebilmek için, tüm takımın desteğini almalısınız. İş arkadaşlarınızla sohbet ederek onların da aynı dertlerden mustarip olup olmadığını ve tam olarak neleri sorun olarak gördüklerini anlamaya çalışın. Sonra uygun bir yapılandırılmış çözüm önerin. Yöneticinin üzerine gider veya ona sayıca baskın gelir gibi görünmemek için, takımın planını bir veya iki kişinin sunmasını sağlayın.
Özetle, iletişim işi şansa bırakılamaz. Bu sorunların birçoğunu çözmenin en kolay yolu, işe yarayan ve yaramayan şeyleri konuşmak için belli bir zaman ayırmaktır. Benim tecrübeme göre, su yüzüne çıkacak ilk meseleler, güvenli, fazla fikir ayrılığı yaratmayacak meseleler olacaktır. Fakat yöneticiler bu sürece adanmış olduklarını gösterdikçe, esas sorunlar ortaya çıkacak ve bunlarla ilgili harekete geçilebilecektir.
KRİTİK KONUŞMALAR EĞİTİMİ
Bu süreç, kritik konuşmalara dair araştırmalarımızın temel bulgularından birini kanıtlıyor: Bütün ailelerin, takımların ve kurumların sorunları vardır. İyi müesseseler ile üstün müesseseler arasındaki fark, sorunların ne kadar hızlı ve saygıyla çözüldüğüne bağlıdır.
En iyi dileklerimle,
Al Switzler
