Uzun zamandır bizimle irtibatta olan bir şirket sonunda bir ‘’Çalışan Bağlılığı Anketi’’ yapmaya karar verdi. Şirketin amacı, artan yıpranma oranlarının nedenlerini daha iyi anlamak için çalışanların bağlılık düzeylerini ölçmekti.
İnsan Kaynaklarının Başkan Yardımcısı ile yapılan ilham verici bir toplantıdan sonra (ona Suna diyelim), İnsan Kaynakları ekibi tüm gücünü anket projesine vermişti. İnsan Kaynakları ekibi, çalışanların geri bildirimlerini şirketin gelişimine yönelik olarak kullanacakları ve için bu yeni fırsat konusunda heyecanlıydı.
Çalışan Bağlılığı Anketini İndirin.
İlerleyen haftalarda Suna hanım, proje ekibinin anketi tasarlaması ve uygulamasına öncülük etti. Anket 2 hafta boyunca uygulandı. Çalışanların yanıt vermesi için optimum bir zaman verilmişti. Anket süreci tamamlandı, Suna hanım, yönetim ekibiyle yapacağı toplantıdan 1 hafta önce anket sonuçlarını aldığında yerle bir oldu çünkü çalışanların sadece %37'si anketi yanıtlamıştı.
Ters Giden Neydi?
Neden çalışanların birçoğu anketi yanıtlamak istemiyordu? Suna hanımın hikayesi, özellikle ilk kez çalışan bağlılığı anketini uygulamaya çalışan müşterilerimizden duyduğumuz ortak bir sorunu temsil ediyor.
Yıllar içerisinde yaptığımız çalışmalar bize gösterdiki anket katılım oranının düşük olması aşağıdaki en iyi 10 uygulamadan bir veya birden fazlasının eksikliğinden kaynaklanıyor.
1- ÇALIŞAN BAĞLILIĞI EĞİTİMİ ALDIRIN. Dünya ortalamasında çalışanların 70%'i, yöneticilerin 40%'ı çalışan bağlılığının ne olduğunu tam olarak bilmiyor. Çalışan Bağlılığı özellikle memnuniyet faktörleri ile karışıyor ve daha önemlisi çalışan bağlılığı hakkındaki tüm sorumluluğun şirkette olduğunu düşünüyor. Neticede, eğer insanlar kavramı dahi anlamamışken onların işlerine ne kadar bağlı olduklarını anlatmalarını nasıl sağlayabilirsiniz ki? Dolayısıyla eğer kaynaklarınız izin veriyorsa anket öncesi mutlaka çalışanlarınıza bir çalışan bağlılığı eğitimi aldırın.
ÇALIŞAN BAĞLILIĞI EĞİTİM KATALOĞU
2- ÇALIŞANLARI DAHİL EDİN ve BİLGİLENDİRİN. Evet, yönetici ekibinin desteği çok önemlidir, ancak bu desteğin kuruluş genelinde iletilmesi etkilidir. CEO'nuzun, anketin önemini birden fazla şekilde iletmesini sağlayın: iyi yazılmış bir kaç e-mail, CEO'nun yapacağı bir telekonferans, şirket genelinde yapılan bir Webinar, şirket bülteninde yayınlanacak bir makale veya toplantılardaki duyurular mutlaka çok işe yarayacaktır.
3- BEKLENTİLERİ VE SONRAKİ ADIMLARI YÖNETİCİLERE İLETİN. Kurumdaki tüm liderler anketin amacını ve bunun onlar için ne anlama geldiğini anlamalıdır. Onlara takımların sonuçlarını elde edecekleri ve bir eylem planı geliştirmeleri gerekeceğini söyleyin. Veri elde edeceğini bilen yöneticilerin, takımlarının katılımını teşvik etme olasılığı daha yüksektir.
4- GİZLİLİĞİ GARANTİ EDİN. 20 milyondan fazla çalışan anketi yanıtlarından oluşan veri tabanımız, ele alınması gereken bir dizi işyeri sorununu vurgular. En şok edici konulardan biri, çalışanların önemli bir bölümünün iş yerinde açıkça konuşmaktan korkmasıdır. Çalışanlar, samimi geri bildirimin olumsuz karşılanacağından korkuyorlarsa (muhtemelen çalışanlarınızın yaklaşık 1/3’ü bu şekilde hissediyor) o zaman anket yanıtlarının tamamen gizli tutulacağından emin olmaları gerekir. Anketi dahili olarak uygulamak yerine dışarıdan hizmet alımı, akıllarından geçenleri söylemek konusunda çalışanlara güven verebilir. Çalışanlarınızın cezalandırılacaklarına dair korkularının yanıt oranınızı düşürmesine izin vermeyin.
5- DEMOGRAFİK SORULARI SINRLANDIRIN. Çalışanlar yaşlarını, cinsiyetlerini ve görev sürelerini belirtmelerini isteyen uzun bir soru listesi gördüklerinde, kimliklerinin belirlenmesinden korkacaklar ve vazgeçeceklerdir. Bunun daha iyi yolu, demografik bilgileri ankette sormak yerine benzersiz bir koda dayalı olarak her yanıta bağlamaktır. Çalışanlar yanıtlarına göre tanımlanacaklarından ne kadar az korkarlarsa, o kadar iyi olur.
6- ANKETİ KISA TUTUN. Bazen soru sayısını sınırlamak zordur çünkü liderlerin bilmek istediği çok fazla şey vardır. Toplamda yaklaşık 50 soru kullanmanızı öneriyoruz.
7- AÇIK UÇLU SORULARI SINIRLANDIRIN. Açık uçlu sorular, çalışanların gerçek düşünce ve duygularını yakalamak için mükemmel araçlar olsa da çok fazla açık uçlu soru içeren bir anket çalışanlar tarafından iyi karşılanmaz. Kendinizi, şirketin güçlü yanları ve kuruluş genelinde fırsat alanlarına dair açık ve samimi fikirleri yansıtmaya davet eden 2 veya 3 tane belirgin ifadeli soruyla sınırlandırın.
8- ANKET ANIMSATICILARINI HEDEFLEYİN. 2 haftalık bir uygulama, anketin zaman dilimini optimum seviyede tutar, ayrıca da seyahat eden, tatilde olan veya hastalık izninde olan kişileri yakalar. Süreç boyunca yalnızca anketi yapmamış olanlara birkaç tane anket anımsatıcısı gönderin. Online bir araç kullanırken, daha düşük yanıt oranlarına sahip grupları hedefleyen bildirimler gönderebilmeniz için konum veya departman düzeyinde katılımı izleyin.
9- ANKETİN YAPILMASI İÇİN ZAMAN SAĞLAYIN. Vardiyalı çalışanlar konusunda, mesai saatleri içinde anketi yapabilmeleri için zamanı planladığınızdan emin olun. Kağıt üzerinde anketi yapacakları gruplara ayırarak bir araya getirip anketin dağıtılacağı ve sonuçlarının toplanacağı oturumlar planlayın.
10- TEŞVİK EDİN. Tüm şirket genelinde bir yarışma yapmayı ve ödül sistemi işletmeyi düşünebilirsiniz. Etkili yöntemlerden biri, en yüksek katılım oranlarının ödüllendirileceği şeklinde şirketin farklı lokasyonları arasında bir yarışma düzenlemektir. Birden fazla konumu olmayan şirketler bunun yerine departman düzeyinde yarışabilirler. Teşvikler: çalışan anket sürecini daha akılda kalıcı ve ilgi çekici hale getirir.
11- SONUÇLARI PAYLAŞAĞINIZA DAİR SÖZ VERİN. Çalışanlar sonuçların tüm şirketle paylaşılacağını bildiklerinde, sürece daha fazla yatırım yaparlar ve katılma olasılıkları artar.
Şirketinizin çalışan anketi katılımını artırmak için uyguladığı yollar nelerdir? Ne gibi başarılara şahit oldunuz? Hikayelerinizi bizimle paylaşın.
Bahar Şen