27 July 2020

Uzaktan Çalışmanın Temelleri

Tam Konuşma Metni

Tamamını Gör

Merhaba Ben Bahar Şen,

Merhaba Ben Aykan Raşitoğlu,

Böyle Gitmez Podcast serimizin 32. Yayına hoş geldiniz. Bizi dinlediğiniz için teşekkür ederiz.

Misyon 

Aykan>Bu Podcastimizde çalışanların, yöneticilerin, tedarikçilerin, şirketlerin yani işverenlerin kabul edilemez davranışları ve yaklaşımları sonucu, kurumsal hayatta oluşan depresyonu ele alıyor ve artık böyle gitmez diyoruz. Sadece böyle gitmez demiyoruz aynı zamanda her hafta çözüm yollarını sizlere aktarıyoruz.

Geçtiğimiz Bölümün Özeti

Aykan>Pandemi döneminde Podcast serimize ara verdik. Onun yerine, karantina başlar başlamaz çalışanlara belirsizlik döneminde yardımcı olmak için, 30 günde 30 Webinar isimli ücretsiz bir Webinar serisi başlattık. Her öğle tatilinde 1 saat süren Webinarlar da evden çalışma, evden yönetimin ipuçları, pandemi süreci ve sonrasında yaşanan zorluklar ve bunların çözümlerini işledik.  Webinarlarımıza 4500’den fazla kişi katıldı. Eğer bu yayınları izlemek isterseniz, Success Programme Web sitesindeki kaynaklar bölümünden Webinar kayıtlarına ulaşabilirsiniz.

Aykan> En son yayınladığımız Podcast’te neden terfi edemiyorsunuz demiş ve terfi edememenin sebeplerini ve terfi etmek için yapılabilecekleri tartışmıştık. Bu yayın şimdiye kadar gelmiş geçmiş en fazla dinlenen yayın oldu. O yayın öncelikle Web sitemizde, Itunes’da, Spotify’da, Soundcloud’da, Patreon’da yerini aldı. Yayının ardından gönderdiğiniz tüm mesaj ve yorumlarınız için teşekkür ederiz. Bahar dinleyicilerimizle bu hafta ne hakkında konuşacağız?

Bahar >Yaşadığımız zaman dilimi 2. Dünya savaşından sonra bu yüzyılın en olağanüstü dönemi. Biz buna kapitalizmin diz çöküşü de diyoruz. COVID nedeniyle ekonomi 2-3 ay neredeyse tamamen durdu, şimdi de çarklar çok yavaş olarak dönmeye başladı. Bugün daha önce pek çoğumuzun belki de deneyimlemediği, pandeminin hayatımıza kattığı, uzaktan çalışma konusunu ele alacağız. Tabii uzaktan çalışma dendiğinde bunun birçok unsuru var. Bunların hepsine kısaca değinmeye çalışacağız.

Aykan>Hangi unsurlardan bahsediyorsun?

Bahar >

  • Uzaktan çalışma yapmak için gerekli mekan, araçlar bir çok çalışan için içinden çıkılması zor konular bunları konuşacağız.
  • Uzaktan çalışmanın kuralları ofiste çalışmaktan daha farklı, bu kurallardan en önemli olanları ele alacağız.Uzaktan çalışma ile ilgili normlar ve yeni standartlardan bahsedeceğiz.

Aykan>Uzaktan çalışmanın rutini de daha farklı, öyle değil mi?

Bahar >

  • Elbette bu rutinden de bahsedeceğiz. Tabii en önemli konu, Podcastimizin başlığı olan uzaktan ilişki yönetimi ve güven konusu. Buna değinmeden geçmek olmaz.
  • Bir de belirsizlik ve bu belirsizliği nasıl yönetebileceğimizi ele alacağız.

Aykan>Uzaktan çalışma çok kapsamlı bir konu aslında. Sadece bilgisayarını alıp eve gitmek değil. İstersen öncelikle mekan ve araçlar konusunu ele alalım. Mart ve Nisan ayı arasında konu evden çalışmaktı, buna nasıl alışacağım derken, evet böyle güzelmiş dendi, şimdilerde ise konu yazlıktan çalışmaya döndü. Buradaki olası sorunlara, böyle gitmez denebilecek konulara değinmekte fayda var.2 yıldır Podcastlerimizde böyle gitmez diyoruz, girdiğimiz bu yeni normal süreçte böyle gitmez diyeceğimiz bir çok konu oldu ve bu konulara da böyle gitmez diyoruz.

Bahar >Bence buradaki en önemli konu güven ilişkisini kurmak ve burada hem çalışana hem de yöneticisine önemli roller düşüyor. Sonuçta çalışan kendisinden beklenenleri sorumluluğunu alarak zamanında ve istenen kalitede gerçekleştirmekle mükellef, öte yandan yönetici de mikro management yapmadan performansı uygun şekilde izlemekle ve gerektiğinde yıpratmadan açık bir şekilde geri bildirim vermekten sorumlu. Bunun yolu da ne beklendiğinin çok net olarak ortaya konması ve beklenen işin takibinin nasıl yapılacağının da baştan belirlenmesi. Yoksa durum, ani baskın aramalar, kameraları açık tutmak gibi saçma noktalara gidip, ilişkiye ve şirkete zarar veren bir hal alabilir. O yüzden böyle gitmez diyeceğimiz konulardan bir tanesi de bu. Micro management yaparak güvensizlik içerisinde çalışma durumu devam edemez.Böyle gitmez...

Aykan>Aslında birçok kişi evden çalışmaya başladığından beri daha çok çalıştığını ifade ediyor.Evden çalışmaya başladığınızda konsantrasyonunuzu bozan durumlar azalmaya başladığında konsantre olabileceğimiz süre daha fazla dolayısıyla çalışma saatlerimiz uzuyor.Bu durum uzaktan çalışmanın çok bilinen bir gerçeği, birçok insanda bunu deneyimleyerek öğrendi.Bir de iletişimde yaşanan aksaklıklar oluyor. İşten uzaklaştıkça iletişimde aksaklıklar yaşanabilir.Bunun farkında olmazsak aksaklıklar yaşanabiliyor ve yaşanmaya da başladı, özellikle de yeni çalışma modelinin henüz oturmaması sebebiyle yaşanan aksaklıklar, bu aksaklıkları gidermek için ekstra çalışma yapılması gerekiyor.Yeni bir kaos oluşuyor o kaosu çözmek içinde daha fazla efor sarfetmeniz gerekiyor.

Aykan>Çok ilginç bir şey gözlemliyorum, artık yeni br dünya düzenine geçildi. Yeni iş modelleri devreye alındı veya alınacak. Ancak bir çok kişi en derinlerinde bunu reddettiği için, şu anki iş modelini geçici olarak kabul edip, buna göre bir sistem kurmayı reddediyor,  bunun sonucu olarak da geçici durum olarak kabul edilip, prosedürleri talimatları olmayan bu yeni çalışma şeklinde, ürün hizmette pek çok aksaklık yaşanıyor.Bir çok kişi en derinde eski işte çalıştığı modellerini arzuluyor.Dolayısıyla içsel olarak eski çalışma sistemi isteniyor ama yeni düzenin faydalı kısımlarını da çok çabuk özümsüyoruz gibi gözüküyor. Sonuç daha fazla toplantı, daha fazla uğraş ve mesai, yöneticilerin sorunları çözme konusunda çok daha emek harcanmasına neden oluyor diye düşünüyorum.

Bahar >Çok önemli bir konuya değindin. Ilk böyle gitmez diyeceğimiz konu bu! Bu şekilde arafta yaşamaya devam edemeyiz. Yeni iş modellerini hızlıca sistemimize entegre edip, iş akışlarını netleştirmeliyiz. Eskiden olan onay mekanizmaları kontroller nasıl olacak? Bütün bunları netleştirmemiz gerekiyor.Hayat eskisi gibi hatta daha iyi devam edebilmeli. Bu işlerin verimliliği açısından önemli hem de ilişki yönetimi ve güven açısından önemli olacaktır.Bunları yapmazsak bir süre sonra insanlar yorulup demotive olacaklardır.

Aykan>Peki şimdide biraz dijital kültürden bahsedebiliriz.Şirketlerin belli bir kültürü vardır insanlar belli normlar ve standartlarla birlikte iş yapmaya devam ettiği sürede bunun sonucunda bir kültür oluşur ve denir ki bu şirketin kültürü budur.Şimdide kültürler yeni baştan yazılmaya başlanıyor.Dijital kültürler oluşmaya başlayacak.Dijital kültür tüm dönüşümle birlikte yavaş yavaş tüm şirketlerde oluşmaya başlayacak.O zaman yazlıktan çalışma mı, evden çalışma mı sorusu daha da netleşmiş olacak.İşin mekan ve araçlar konusuna dönecek olursak, sence yazlıktan da verimli ve üretken çalışılabilir mi?Evden çalıştık yazlığa geçtik sence Bahar ikisi aynı şey mi?

Bahar >Bu tamamen öz liderlik konusu. Ne yazık ki bizim yetiştiriliş tarzımız kültürümüzde kendi kendine liderlik etme konusunda biraz zayıf. Hep birileri tarafından yönetilmeye ve sorumluluğu da yöneten kişiye atmaya meyilliyiz. Herhalde bu dönemin hayatımıza getirdiği veya getireceği fark etmeyen kişiler de olabilir, en önemli gelişim alanlarından biri bu. Hepimiz bir öz lider olmalıyız. Yeni bir dijital kültürü oluşturmaya şiddetle ihtiyacımız var. Önümüzdeki yayınlarımızda bu konuyu daha detaylı olarak ele alacağız. Bunun üzerinde hepimizin bilinçli olarak bir gayret göstermesi gerekiyor. Herkesin kendi sebebini bularak, farklı sebeplerle kendini disiplin altına alması mümkün. Bazılarımız diğer insanların güvenini kazanmak adına, bazılarımız bir prensip olarak işini doğru yapmak adına, bazılarımız adil olmak adına bunu yapmayı başarabilir ve kendimizi disipline edebiliriz. Herkesin kendi sebebini bulması lazım.

Aykan>Herhalde buradaki en önemli konu, gelecekte öz liderlik olmazsa olmaz bir konu, çünkü böyle davranamayanlar doğal olarak güven kaybedip, tutunamayacaklar.Liderlik ve öz lider olmak önemli, kendi hayatınızın dümeninde olmalı ve sorumluluklarınızı bilmeniz önemli.Öz liderlik yetkinliğine sahip olamayanlar güven kaybedip şirketlerinde tutunamayacaklar ve git gide gözden kaybolup gidecekler.Benim düşünceme göre bir üretimden bahsetmiyorum, klasik herkesin işine gidip masasına oturduğu yaklaşımdan bahsediyorum. Her yerden çalışılabilecek durumlardan bahsediyorum bu durumlardaki kişiler zaten çoğunlukla öz liderlik gösterseydi bu kadar her gün herkesin işe gitmesine gerek olmazdı. Yeni dünya düzeninde iş yerinde mesai saatini geçirmek demek değil.İş yapmanın hedef ve sorumlulukların arkasında olmak olduğunun ortaya çıktığı bir döneme giriyoruz.Sonuçta her gün işyerinde birlikteyken gargara yapmak daha kolaydı ama artık sizden ofise gelip mesaiyi doldurmanız değil, verilen işi belirlenen zaman diliminde beklenen kalitede tamamlamanız bekleniyor.Bunu ister gece yarısı yaparsınız, ister sabah saat 6’da.

Aykan>Tabii bu performans yönetiminde liderlere de önemli görevler düşüyor. VitalSmarts’ın yaptığı bir araştırmaya katılanların %46’sı en başarılı kabul edilen yöneticilerin uzaktan çalışan çalışanlarını sadece iş takip etmek için değil, belirli periyotlarla hal hatır sormak için de arayan yöneticiler olduğunu ortaya çıkardı.

Bahar >Evet bu aramalar, her gün de olabilir iki haftada bir de ama önemli olan önceden belirlenmiş sohbet toplantıları olması ve zorunluluk gibi değil, içten samimi konuşmalar olması. İyi bir dinleyici olmak önemli. bu görüşmeleri ailelerden, kişisel hayattan, hobilerden bahsetmeye ayırmak takımın birbirine yakın hissetmesini sağlıyor.

Bahar >Bir de video konferans araçlarını kullanmak uzaktan çalışmada ilişki açısından daha etkili. Tabii bunun için de şirketlerin bu araçları çalışanlara sağlaması gerekiyor. Sadece sağlanması da yetmiyor çalışanların dosya erişimi paylaşımı, video konferans, iletişim uygulaması, dosya paylaşımı gibi bazı temel yazılımlar konusunda desteklenmesi de gerekiyor.

Aykan>Bahar, uzaktan çalışmanın rutinine de değinelim istiyorum. Örneğin yöneticilerin her zaman ulaşılabilir durumda olması da çalışanların güvenlerini artıran bir unsur. İnsanların ulaşılabilir olmaması genelde bir problem ama özellikle bazı adımlarda onay alınması gerekiyorsa, ya da yöneticinin desteği olmadan ilerlenemiyorsa, bu konu üretkenlik ve verimlilik açısından hayati derecede önemli.Liderlerin, yöneticilerin görünür ya da ulaşılabilir olması için neler yapması gerekiyor?

Bahar >Ulaşılabilirlik önemli bir konu elbette ama öyle işler projeler var ki bireysel çalışma gerektiriyor. İşte bu tip işlerde uzaktan çalışmalara mesai saatlerini dayatmamak verimliliği artıran bir unsur. Kişilerden iş bazındaki beklentileri ortaya koyarak, onların kendi ritminde çalışmalarına imkan vermek, motivasyon artırıcı bir unsur. Ben bu lüksü yaşayan kişilerin asla geriye dönmek istemeyeceğini düşünüyorum. Şirketler de verimliliğin arttığını gördükçe uzaktan çalışmaya giderek daha sıcak bakacaklar.Ulaşılabilirlik konusunu hem prosedürlerle netleştirmek lazım, herkes her an onay almak zorunda olmayabilir örneğin daha fazla çalışana insiyatif verilebilir.Bu da tabiki öz liderlikle alakalı bir durum.Ama ihtiyaç olduğunda da özellikle liderlerin, yöneticilerin çalışanlarına orada olduklarını hissettirmeleri lazım.

Aykan>Belirsizlik uzaktan çalışmada yönetilmesi gereken bir diğer önemli konu. İnsanlar bir arada olduklarında endişeleri konuşmaları daha kolay ama herkes birbirinden uzaktayken belirsizlikler çalışanlar arasında kolayca dedikodulara ve endişelere dönüşebilir. Bu yaşadığımız pandemi döneminde belirsizlik yönetiminde liderlere nasıl bir yol düşüyor?

Bahar >Yöneticiler de belirsizlik hakkında bilgi sahibi olmayabilir ama bu durumda yöneticiye düşen en önemli rol, endişeleri dinlemek, bildiği ve söyleyebileceği konular hakkında açık davranmak, cevaplayamayacağı ya da bilmediği konularda da aynı şekilde samimi davranması. Aslında bu belirsizlik durumu iyi yönetilirse takımların birbirine daha fazla kenetlenmesine ve eskisinden de daha güçlü bir takım olmasına yardım edebilir.Dinlemek endişeyi fark ettiğini karşı tarafa hissettirmek ve sonra da dürüstçe o konuda bilgim yok veya bilgisi varsa da şu kadar bilgim var diye paylaşmak önemli.Bu belirsizlik durumu iyi yönetilirse takımlar birbirine daha da kenetlenebilir.Eskisinden daha güçlü bir takım olmasına da yardım edebilir.

Aykan>Ben tüm bu söylediklerinden sonra uzaktan çalışma ile ilgili konuların özetle 3 temelde yönetilmesi gerektiğini anlıyorum:

  1. İnsan
  2. Teknoloji
  3. Süreç

İnsan tarafında yönetilmesi gereken konular: Belirsizlik, kaygı-korku bunlardan kaynaklanan stres yönetimi. Öte yanda öz liderlik-disiplin ve konsantrasyon. Tabii buna görünür olmadan çalışmanın dezavantajları da var.

Aykan>Teknoloji tarafında dosya erişimi paylaşımı, video konferans, iletişim uygulaması, dosya paylaşımı gibi bazı temel yazılımlar konusunda çalışana destek olunması gerekiyor.

Aykan>Süreç ve yeni çalışma kuralları tarafında yönetilmesi gereken konular: Mesai başlangıcı-mesai bitişi, rutinler (yemek, kahve molası, sohbet toplantıları gibi) takip iletişim.Yeni Podcast serilerimizde bu konuları daha detaylı şekilde işleyeceğiz.

Bahar >Bütün bunları yönetirken bazı şeylerin değişmediğini de görebiliriz. Aynen ofiste çalışırken olduğu gibi;

  • Mikro Yönetim
  • Zayıf Liderlik
  • Yetkinlik Eksiklikleri
  • Ofis Dedikodusu
  • İç Çekişme
  • Politikalar

Hep olacak… ama biz de bu konuları tek tek alarak, bu durumlarla başa çıkmanın yollarını konuşmaya devam edeceğiz.

Kapanış

Aykan>Evet bugünkü Podcastimizin sonuna geldik. Bu haftalık ve şimdilik bu kadar.

Aykan>Bu yayın güzelmiş, acaba ben nasıl katkıda bulunabilirim diyenler patreon.com üzerinden bize küçük katkılarını iletebilir. Patreon patron kelimesindeki r ile o arasına bir e harfi ekliyorsunuz, slash böyle gitmez yazıyorsunuz ve oradan bize nasıl katkı iletebileceğinizi görüyorsunuz.

Yok böyle güzel ben sadece dinleyeceğim diyenler bu yayını web sitemiz Success Programme üzerinden, Itunes üzerinden, Spotify üzerinden ve soundcloud üzerinden takip edebilirler.

Ayrıca geri bildirimde ve önerilerde bulunmak isteyenler için bize ulaşabileceğiniz kanallar;

Whatsapp numaramız,

0533 608 79 79

E-mail adresimiz artik@böylegitmezz.com

Linkedln, Youtube, Facebook, Twitter ve Instagram üzerinden Success Programme hesaplarımızı takip edebilirsiniz.

Ve elbette,

Bahar Şen

Aykan Raşitoğlu’nun

LinkedIn hesaplarından da bizlere ulaşabilirsiniz.

 

Paylaşmayı Unutmayın

bg-footer-banner

Ücretsiz Çalışan Katılımı Anketini İndirin

Çalışan Katılımı Anketlerini kullanan 240.000'den fazla kişiye katılın.